Office 2016'da Gerçek Zamanlı Belgelerle Nasıl İşbirliği Yapılır?

Microsoft Office 2016 işbirliği özelliklerini iyileştirdi, böylece birden çok yazar bir belge üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışabiliyor. OneDrive'da bir belgeyi paylaşabilir ve kimin üzerinde çalıştığını görüntüleyebilir ve hatta belgeye kolay erişim için başkalarını göndermek için bir bağlantı bile alabilirsiniz.

Belgelerde işbirliği yapmayı göstermek için bu makalede Word'ü kullanacağız; ancak, bu gerçek zamanlı işbirliği özelliği Excel ve PowerPoint'te de mevcuttur.

Başlamak için, paylaşmak istediğiniz belgeyi açın ve Word penceresinin sağ üst köşesindeki şerit çubuğundaki “Paylaş” düğmesini tıklayın..

NOT: Belgenizi paylaşacak şekilde ayarlamadan önce, OneDrive hesabınızda paylaşılan bir klasör olduğundan emin olmanız gerekir. Veya, hesabınızda bulunan "Genel" klasörünü varsayılan olarak kullanabilirsiniz..

“Paylaş” bölmesi görüntülenir. Belgeyi OneDrive hesabınızda paylaştığınız klasöre kaydetmek için “Cloud to Save” e tıklayın.

“Farklı Kaydet” sahne arkasında, belgenizi kaydetmek istediğiniz paylaşılan yeri seçin veya OneDrive hesabınızda son listede olmayan bir konum seçmek için “Gözat” düğmesini tıklayın..

Gerekirse, “Farklı Kaydet” iletişim kutusundaki paylaşılan klasöre gidin. Dosyanın adını değiştirmek istiyorsanız, “Dosya adı” düzenleme kutusuna yeni bir ad girin. “Kaydet” e tıklayın.

Belgeye dönersiniz ve “Paylaş” bölmesi bağlanır ve insanları dosyayı görüntülemeye veya düzenlemeye ya da dosyayı görüntülemeye davet etmenizi sağlar. Birini belge üzerinde ortak çalışmaya davet etmek için söz konusu kullanıcının e-posta adresini “İnsanları davet et” düzenleme kutusuna girin. Açılır listeden “Düzenleyebilir mi” veya “Görüntüleyebilir mi” seçeneğini seçin. Özel bir mesaj göndermek istiyorsanız, “Mesaj ekle” kutusuna mesajınızı girin. Belgeyi paylaşmak için “Paylaş” ı tıklayın..

Kullanıcı, belgeyi paylaştığınız kişilerin listesine eklenir.

“Değişiklikleri otomatik olarak paylaş” açılır listesinden bir seçenek belirleyerek her değişiklik yapıldığında değişiklikleri otomatik olarak “Her zaman” veya “Asla” olarak mı paylaşacağınızı veya sorulduğunda (“Bana sor”) da belirleyebilirsiniz..

Belgeyi paylaştığınız kullanıcı, aşağıdaki resme benzer bir e-posta alır. Belgeye erişmek için “OneDrive'da Görüntüle” ye tıklarlar.

NOT: Kolayca paylaşılan belgeye kolayca ulaşabilirsiniz; böylece “Paylaş” bölmesinin altındaki “Paylaşım bağlantısını al” ı tıklayarak kullanıcılara e-posta gönderebilirsiniz..

“Paylaş” bölmesinde iki düğme görüntülenir. Kullanıcının belgeyi görüntülemesine ve düzenlemesine izin veren bir bağlantı göndermek istiyorsanız, "Düzenleme bağlantısı oluştur" düğmesini tıklayın. Kullanıcının yalnızca belgeyi görüntülemesine izin veren ve düzenlemeyen bir bağlantı göndermek için “Yalnızca görünüm içeren bir bağlantı oluştur” düğmesini tıklayın..

“Bağlantı düzenle” kutusu, belgeye uygun izinlerle erişmek için URL’yi içeren bir mesaj görüntüler. URL'yi kopyalamak için kutunun sağındaki "Kopyala" düğmesini tıklayın, böylece bağlantıyı e-postayla paylaşabilirsiniz..

Kullanıcının e-postayla aldığı bağlantıya tıkladığınızda, belge uygun Office 2016 uygulamasının çevrimiçi sürümünde açılır..

Kullanıcı dokümanı düzenlemeye başladığında, “Konuk bu dokümanı düzenliyor” diyen bir açılır pencere görüntülenir..

Diğer kişi tarafından yapılan değişiklikler, doküman örneğinizde vurgulanmış metin olarak görüntülenir.

Bir kullanıcının bir belgeyi düzenlemesine izin verdiyseniz ve fikrinizi değiştirdiyseniz, o kullanıcının izinlerini kolayca değiştirebilirsiniz. Listedeki kullanıcı adına sağ tıklayın ve “İzni değiştir: Görüntüleyebilir” i seçin. Diğer yoldan da gidebilir ve kullanıcıya belgeyi yalnızca görüntülemesine izin verdikten sonra düzenleme izni verebilirsiniz..

Belgeyi bir kullanıcıyla paylaşmayı tamamladıysanız, kullanıcının belgeyi görüntülemesine veya düzenlemesine izin vermeyi bırakabilirsiniz. Listedeki kullanıcı adına sağ tıklayın ve açılan menüden “Kullanıcıyı Kaldır” ı seçin..

“Paylaş” bölmesini kapatmak için, bölmenin sağ üst köşesindeki “X” düğmesini tıklayın..

Büyük veya küçük bir proje üzerinde çalışıyor olsanız da, Office 2016'daki OneDrive ile gerçek zamanlı düzenleme ve bulut entegrasyonuyla bu yeni işbirliği özelliği güçlüdür..