Yazmanızın “Okunabilirliğini” Microsoft Word veya Outlook'ta Nasıl Test Edebilirsiniz?

Microsoft Word ve Outlook, yazdıklarınız için “okunabilirlik” istatistiklerini görüntüleme yeteneğine sahip olduğundan, yazdığınızın ne kadar basit veya karmaşık olduğunu biliyorsunuzdur. Bu, yazınızın hedef kitleniz için yeterince okunabilir olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir.

Word'ün eski sürümlerinde, özellik durum çubuğunuzda bir tık uzağındaydı. 2013 ile başlayan sürümlerde, önce özelliği etkinleştirmeniz, ardından bir yazım ve dilbilgisi denetimi gerçekleştirerek erişmeniz gerekir..

Word ve Outlook'ta yazım ve dilbilgisi denetimi Prova Paneli'nde gerçekleşir ve belgelerin provası için oldukça sağlam bir yol sunar. Dışarıda Office için daha iyi dilbilgisi denetimi eklentileri var, ancak bunları etkinleştirmiş olsanız bile, okunabilirlik istatistiklerini kullanabilmek için yerleşik dilbilgisi denetimini etkinleştirmeniz gerekir. Buna değip değmeyeceği gerçekten size kalmış. Dilbilgisi denetiminin etkin olup olmadığını dikkate almazsanız, ancak çalışırken çalışırken kayan noktaların altını çizerek dikkatinizin dağılmamasını tercih ederseniz, yazarken her zaman yazım ve dilbilgisi denetimini kapatabilirsiniz..

Okunabilirlik İstatistikleri Nasıl Etkinleştirilir?

Word'deki okunabilirlik istatistiklerine erişmek için önce özelliği açmanız gerekir. Word'de, Dosya sekmesini ve ardından Seçenekler'i tıklatın. Seçenekler penceresinde Prova sekmesini seçin. “Yazımla dilbilgisini kontrol et” ve “Okunabilirlik istatistiklerini göster” onay kutularını etkinleştirin. İşiniz bittiğinde Tamam'ı tıklayın..

İşlem Outlook'ta benzer. Dosya sekmesini ve ardından Seçenekler'i tıklatın. Seçenekler penceresinde, Posta sekmesini seçin ve ardından “Yazım ve Otomatik Düzeltme” düğmesine tıklayın..

Editör Seçenekleri penceresinde, Prova sekmesini seçin. “Yazım ile dilbilgisini denetle” ve “Okunabilirlik istatistiklerini göster” onay kutularını etkinleştirin ve ardından Tamam'ı tıklayın..

Hem Word'de hem de Outlook'ta, dikkat dağıtıcı bulursanız, yazarken yazım ve dilbilgisi hatalarını denetleme seçeneklerinin seçimini kaldırabileceğinizi unutmayın..

Okunabilirlik İstatistikleri Nasıl Görülür

Artık istatistik okumayı etkinleştirdiğinize göre, bir belgenin okunabilirlik puanını veya bir metin seçimini kontrol etmek basittir. Tek yapman gereken büyü ve gramer kontrolü yapmak. Denetlenecek metni seçebilir veya tüm belgeyi kontrol etmek için hiçbir şeyin seçilmediğinden emin olabilirsiniz. F7 tuşuna basarak veya pencerenin altındaki durum çubuğundaki Yazım Denetimi düğmesini tıklatarak yazım ve dilbilgisi denetimi başlatın..

Yazım ve dilbilgisi denetimini gerçekleştirin ve işlem tamamlandığında Okunabilirlik İstatistikleri penceresi açılacaktır..

Pencerede, kelime ve karakter sayıları gibi bazı temel istatistikler ile paragraf başına cümleler gibi bazı ortalamalar gösterilir. Okunabilirlik bölümünde iki puan göreceksiniz: Flesch Reading Ease ve Flesch-Kincaid Grade Level. Her iki puan da ortalama cümle uzunluğu (ASL) ve kelime başına ortalama hece (ASW) anlamına gelen formüllere dayanmaktadır..

• Flesch Okuma Kolaylığı. Bu puan, metninizin okunabilirliğini 100 puanlık bir ölçekte değerlendirir ve daha yüksek puanların okunması daha kolaydır. 0-60 arasında puanları genellikle kolej veya kolej mezunu düzeyinde kabul edilir ve okumak oldukça zor. 60-80 arasındaki puanlar basit İngilizce olarak okunması ve yazılması oldukça kolay kabul edilir. Çoğu profesyonel belge bu aralığa girer. 80'den yüksek puanlar, çocuklar için okunması kolay kabul edilir.
• Et-Kincaid Sınıf Seviyesi. Bu puanlar, ABD okul sınıfı seviyelerine dayanarak metnin okunabilirliğini derecelendirir. Örneğin, 4,0 puan, dördüncü sınıf öğrencisi tarafından anlaşılabilecek bir yazı anlamına gelir. Çoğu profesyonel belge 7.0-11.0 arasında bir yere düşer..

Eğer şeylerin arkasındaki matematiği bilmek isterseniz, Flesch Reading Ease skorunu belirlemek için kullanılan formül:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

Flesch-Kincaid Grade Level skorunun belirlenmesinde kullanılan formül:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59

Ve bu kadar! Etkinleştirmek ve kullanmak basit bir özelliktir ve yazdığınız her şeyi okunabilirlik puanlarına dayandırmak istemeseniz de, yazdıklarınızla doğru hedef kitleye ulaşmanızı sağlamak için kullanışlı bir araç olabilirler..