Acemi Outlook 2013'te Kategoriler Nasıl Oluşturulur, Yönetilir ve Atanır?

Outlook 2013, öğeleri kategorilere atamanıza ve söz konusu kategorileri özelleştirmenize olanak tanır. Kategoriler hakkındaki mesele, Outlook'ta evrensel olmaları ve her kategoriyi bir klavye kombinasyonuna atayabiliyor olmanız. Böylece, birkaç hızlı tuş vuruşuyla e-posta, takvim etkinlikleri ve notları kategorize edebilirsiniz..

Geçtiğimiz birkaç ay boyunca Outlook 2013 ve onun çeşitli bölümleri hakkında çok konuştuk. E-posta oluşturma ve gönderme, aynı zamanda kişileri oluşturma ve yönetme ve hatta Gmail kişilerinizi alma gibi en önemli özelliklerinin üstesinden gelmekten bahsettik. Ayrıca, görevde olmanız için nasıl görev listeleri oluşturabildiğiniz gibi Outlook'un diğer konularını da ele aldık. Ve elbette, bir takvimi etkin bir şekilde tutmak isteyen herkes için gerekli olan tüm önemli takvimler var..

Tüm bunların anlamı, yoğun işlerinizi ve hatta kişisel yaşamınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olmak için çok fazla şey yapabileceğinizdir. Bununla birlikte, Outlook 2013'e bakışımızı kapatmadan önce, dikkat edilmesi gerektiğini düşündüğümüz kalan iki kısmı kısaca anlatmamız gerektiğini hissettik: kategoriler ve arama.

Bu Kategoriler Hakkında

Kategorilerinizi kişiselleştirmek için “Kategori” düğmesini tıklayın ve ardından aşağı açılır menüden “Tüm Kategoriler…” i seçin. Bu iletişim kutusunu kullanarak yeni kategoriler oluşturabilir, eskileri silebilir, yeniden adlandırabilir, renkleri değiştirebilir ve kısayol tuşları atayabilirsiniz..

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, mavi kategoriye nasıl “CTRL + F2” verdiğimize dikkat edin..

Şimdi, örneğin, istediğiniz bir şeye kategoriler uygulayabilirsiniz. Aşağıdaki aptal örneğimizi ele alalım, “canlı la vida loca” olarak görevimiz var ve bunu Kişisel (mor) ve Acil (kırmızı) kategorilerle işaretledik.

Bu çok yararlı ipucunu hatırlayın: Kategorilerinize kısayol tuşları atadığınızda ve kategorilerinizi belleğe kaydettikten sonra, posta, randevular ve diğer Outlook öğelerini organize etmek için hızlı çalışabilirler..

Örneğin, burada gelen kutumuzdaki bir iletiden gelen bir e-posta başlığı, Çalışmayı kategorisiyle işaretledik. Şu andan itibaren, bu belirli mesajı aramamız gerekirse, alakasız mesajları filtrelemek için kategoriler kullanabiliriz.

Ayrıca aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi görevleri, e-postaları ve diğer Outlook öğelerini hızlı bir şekilde varsayılan bir kategoriyle işaretleyebileceğinizi unutmayın. Burada, sadece CATEGORIES sütunundaki küçük kutucuğa tıklayarak URGENT olarak birçok görevi işaretledik..

Kategorilerin çok yardımcı olabileceği açıktır ve bunlar Outlook'ta büyük ölçüde yorumlanmamış bir özelliktir. Bunları etkili bir şekilde kullanmayı öğrenin; tüm öğelerinizi ilgili kategori alanlarında organize tutabileceksiniz..

Outlook'ta Basit Arama

Bunu, Outlook'taki öğeleri aramaktan kısaca bahsederek sararız. Bunun esasen postaya uygulanacağını kastediyoruz, ancak arama başvuru boyunca genişliyor. Gelen kutusundaki (veya başka bir posta klasöründeki gibi) arama bölmesini tıkladığınızda, Şerit size birçok arama aracı vermesi için değişecektir..

Bütün bu şeyler neden burada? Basitçe, bir mesajı ne kadar çok arayabilirseniz, bulma şansınız da o kadar artar. Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakınız, “Konu” düğmesini tıklıyoruz ve konunun içermesini istediğimiz uygun alanı doldurabiliriz. Bu durumda “İş” ile ilgili herhangi bir konu bulmak istiyoruz.

Unutmayın, açılan sonuçlar aslında Görevler'dir; bu, Outlook'un depoladığı her şeyden arama sonuçlarını nasıl döndürdüğünü gösterir.

Arama becerilerinizi Outlook'ta en üst düzeye çıkarmakla ilgileniyorsanız, biraz zaman alıp Arama şeridinin seçeneklerini deneyerek karışıklıktan hızla kurtulabilirsiniz. Sonuçlarınız çok geniş ve çeşitliyse, uygun başlıklı Kapsam araçlarını kullanarak kapsamınızı her zaman daraltabileceğinizi unutmayın..

Son olarak, arama üzerinde güç ve nihai kontrolün gerekliliğini hissediyorsanız, Seçenekler bölümündeki “Arama Araçları” düğmesini tıklayarak bulunan Gelişmiş Bul formunu kullanmayı deneyin..

Gelişmiş Bul formunu kullanmak, Outlook'ta arama yapmanın en saçma, saçma sapan yoludur, ancak hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, hiçbir zaman malzemenizi nasıl bulacağınızı çözeceğinizden eminiz..

Arama seçenekleri

Outlook kısa bir süre önce bir dizi yazdığımız Windows Search ile çalışır. Bu seçenekler, öğelerin hem Windows'da hem de Outlook'ta aranmasını etkiler.

“Dizin Oluşturma Seçenekleri…” seçeneğini tıklarsanız, Outlook'un Windows Search dizin oluşturucusu tarafından dizine eklenip eklenmeyeceğini ayarlayabileceğiniz Dizin Oluşturma Seçenekleri kontrol panelini açacağınızı unutmayın. Bu seçeneklerin geri kalanı, temel olarak nasıl görüntülendikleri ve sonuçların nerede gösterildikleri gibi arama sonuçlarını ele alır..

Kategoriler ve arama, Outlook repertuarınıza ekleyebileceğiniz önceden bildirilmemiş iki özelliktir ve bu da Office deneyiminizi oldukça iyi bir şekilde tamamlayacaktır. Outlook'u yoğun olarak kullanıyorsanız ve çok fazla e-posta alıyorsanız, birçok takvim randevusu oluşturun veya uzun görev listeleri oluşturun, o zaman yalnızca onları organize etmekle kalmamak önemlidir, aynı zamanda, özellikle de bildiğiniz bir şeyi arama yeteneğine sahip olmak önemlidir. aradığın şey paha biçilmez.