Acemi Outlook 2013'te Verilerinizi Nasıl Korunur, Arşivler ve Yedekler

Bugün, “sıkıcı” Outlook işlerini ele alıyoruz. Bakım ve güvenlik, olduğu gibi, Outlook 2013 veri dosyanızı - tüm önemli verilerinizle dolu - yedekleyerek ve arşivleyerek.

Şu ana kadar, e-posta oluşturmak ve göndermek için Outlook kullanıyorsanız ve G-posta kişilerinizi adres defterinize almak için zaman ayırdınız veya bir Outlook kullanıyorsanız bile adres defteri, korunması gereken birçok veriye sahip olduğunuz anlamına gelir..

Benzer şekilde, muhtemelen çok zaman harcadınız ve takvimlerinizi oluşturmak, görevler ve yapılacaklar listeleri eklemek için çok çaba harcadınız ve belki de kaydetmek istediğiniz birçok notunuz var..

Tüm bunlar kaynaştı, en azından ara sıra veri dosyanızı yedeklediğinizden emin olun, çünkü herhangi birimizin kanıtlayabileceği gibi, tüm verilerinizi kaybetmek ve baştan başlamak zorunda kalmak oldukça sinir bozucu ve iç karartıcı..

Posta Kontrol Paneli

Başlamak için, Windows'taki Posta kontrol paneline hızlıca bir göz atalım..

Resimde görüldüğü gibi, Outlook kurulumunuzun üç temel alanına erişiminiz vardır. Bununla birlikte, “E-posta Hesapları…” veya “Veri Dosyaları…” düğmelerine tıklandığında, ilgili sekmelerde aynı pencere açılacaktır..

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, onları onarmak ya da değiştirmek gibi e-posta hesaplarınızda işlem yapmanıza izin verecek olan E-posta sekmesini görüyoruz. Her hesap için verilerin nerede saklandığını da görebilirsiniz..

Bu veri dosyalarını doğrudan etkilemek istiyorsanız, “Veri Dosyaları” sekmesini tıklamanız gerekir. Burada yapabileceğiniz bazı pratik şeyler var.

Örneğin, veri dosyalarınızın nerede olduğunu görmek için “Dosya Konumunu Aç” düğmesine tıklayabilirsiniz. Bu kullanışlıdır, çünkü onları taramanız ve onarmanız gerektiğinde nerede olduklarını bilmek isteyeceksiniz (bir sonraki bölümde ele alınacaktır)..

Hesap Ayarları penceresinden kullanabileceğiniz başka bir harika özellik var. Veri dosyalarınız büyük bir hal aldıysa ve tonlarca disk alanı kaplıyorsa (bazı kişiler eski e-postaların gigabaytlarının üzerine gigabayt toplar), o zaman sıkıştırabilirsiniz.

Outlook veri dosyanızın boyutunu azaltmak için Veri Dosyaları sekmesinde "Ayarlar" düğmesini ve ardından "Şimdi Sıkıştır" düğmesini tıklayın..

Posta kontrol paneli, veri dosyalarınızı ve profillerinizi korumanın güvenilir bir yoludur, ancak tek yol değildir ve Outlook uygulaması da posta kutularınızı yönetmenize izin verir. Veri dosyalarınızı nasıl onaracağınızı gösterdikten hemen sonra size bu kontrolleri göstereceğiz..

PST Bakım Aracını Çalıştırma

Şimdiye kadar farketmemişseniz, Outlook verileri bir .PST veya .OST dosyasında saklanır ve çoğu zaman, bunun yanlış bir tarafı yoktur..

Ne yazık ki, bazen verileriniz bozulur; bu, kurtarma işleminin ötesinde kötü veya umutsuzca olduğunu söylemekle aynı şey değildir, yalnızca gelen Gelen Kutusu Onarım aracını çalıştırmanız gerekir. Gelen Kutusu Onarım aracı ya da “ScanPST”, kişisel klasörler dosyanızı tarar ve onarır, bozuk .PST ya da .OST dosyanızın yedeğini alırken herhangi bir hatayı onaylamak ve düzeltmek için sadece kurtarma sırasında sorun yaşanmazsa.

ScanPST aracı, Outlook'un yükleme klasöründe, genellikle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15 bulunabilir. Bulduğunuzda, başlatmak için ScanPST yardımcı programını çift tıklatın..

Yapmanız gereken ilk şey .PST veya .OST dosyalarınızın bulunduğu yere göz atmaktır. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, bilgisayarlarımızda nerede olduklarını görüyorsunuz. Birini seçip “Aç” ı tıklayın.

ScanPST aracı herhangi bir hata bulursa, size çok bilgi verir ve onarımı teklif eder. Adı geçen onarımı başlatmak için uygun başlıklı düğmeyi tıklayın.

Tamamlandığında, ScanPST aracı size Outlook dosyanızın başarıyla onarıldığını bildirir.

Aracı kapatabilir veya işlemi gerektiği gibi diğer veri dosyalarında tekrarlayabilirsiniz..

Verilerinizi Otomatik Olarak Arşivleme

Verilerinizi en iyi şekilde nasıl arşivleyeceğiniz ve yedekleyeceğinizle ilgili bazı önemli bilgileri bir araya getirelim. Tartışmak istediğimiz ilk şey, Otomatik Arşiv seçeneklerinizdir. Başlamak için, aşağıdaki ekranı görebilmeniz için Şeritteki “Dosya” sekmesine tıklayın..

Hemen not edin, Hesap Ekle düğmesinin yukarısındaki açılır menüyü tıklatarak (varsa) katılmak istediğiniz hesabı seçebilirsiniz..

“Temizleme Araçları” düğmesini tıklayalım ve sonra seçeneklerden “Posta Kutusu Temizleme” yi seçelim. Aşağıda göreceğiniz seçimler verilmiştir. Buradaki her şey gelen kutunuzdaki yağı kesmeye ve eski mesajları arşivlemeye adanmıştır.

“Otomatik Arşiv” düğmesine tıklamak, Outlook'un yapılandırılmış olan tüm posta klasörlerini otomatik olarak arşivleyeceği anlamına gelir. Otomatik arşiv seçeneklerini ayarlamak için, bir posta klasörüne sağ tıklaman ve "Otomatik Arşiv" sekmesini seçmen gerekir..

Burada tipik bir posta klasörü Özellikler penceresini görüyoruz. Otomatik Arşiv sekmesi, klasörün otomatik arşivlenme biçimini ayarlamanıza izin verir. Not, bu ekran görüntüsünde, kendi zamanlaması ve eylemleri için Otomatik Arşiv seçeneğine ayarlanmış bir klasörümüz var..

Klasörü, Outlook'un genel varsayılan otomatik ayar ayarlarına göre otomatik arşivlemeye atayabilirsiniz. Klasörü varsayılan ayarlara ayarlarsanız ve ardından “Varsayılan Arşiv Ayarları…” seçeneğini tıklarsanız aşağıdaki iletişim kutusunu görürsünüz (“varsayılan” dır, burada belirlediğiniz değişiklikler, varsayılan otomatik arşiv için yapılandırılan her klasöre uygulanır).

Unutma, bu ayarları Seçenekler'i açıp “Gelişmiş” başlığına tıklayarak da bulabilirsiniz..

Verilerinizi manuel olarak arşivlemek için şimdi devam edelim.

Verilerinizi El ile Arşivleme

Basitçe, otomatik arşiv kullanmak istemiyorsanız veya kendi başınıza bir arşivleme işlemini kolaylaştırmak istiyorsanız, Hesap Bilgileri ekranında bulunan Temizleme Araçlarına geri dönün ve aşağıdaki iletişim kutusunu açmak için tıklayın ve "Arşivle" yi seçin..

Yeterince kolay, sadece arşivlemek istediğiniz klasörü seçmek, arşiv öğelerinizin tarihini seçmek ve ardından arşivinizin kaydedilmesini istediğiniz klasörü seçin. İşte bu, bitti!

Outlook Veri Dosyanızı Yedekleme ve Geri Yükleme

Outlook veri dosyalarınızı yedeklemek, .OST veya .PST dosyalarınızı başka bir sabit sürücüye, bulut sunucusuna, küçük sürücüye veya başka bir depolama ortamına kopyalamak kadar kolaydır. Veri dosyalarınızı nasıl bulacağınızı hatırlarsınız?

Posta kontrol panelini açın ve “Veri Dosyaları” düğmesini tıklayın. “Dosya Konumunu Aç…” seçeneğini tıkladığınızda veri dosyalarınızı yedekleyebilirsiniz..

Bir yandan, veri dosyalarınızı OneDrive veya Dropbox klasörü gibi bir bulut konumuna kalıcı olarak yerleştirebilir ve böylece Outlook verilerinizin her zaman teknik olarak yedeklendiğinden emin olabilirsiniz..

Yedeklenmiş veri dosyanızı geri yüklemek için, Dosya sekmesine geri dönelim ve “Outlook Veri Dosyasını Aç” ı seçin.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, Dosya Gezgini otomatik olarak arşivlerimize açılır, ancak açıkça veri dosyalarınızın bulunduğu yere göz atabilirsiniz.

İstediğiniz dosyayı seçin ve “Aç” ı tıklayın, böylece dosyaya kaydedilmiş verilere erişebilirsiniz. Geri yüklendikten sonra, normalde yaptığınız gibi öğeleri tarayabilir ve görüntüleyebilirsiniz.

Artık yedeklenmiş veri dosyasına erişmeniz gerekmiyorsa, sadece en üstteki klasörü sağ tıklayıp kapat seçeneğini belirleyebilirsiniz..

Veri dosyalarını yedekleme ve geri yükleme büyük ölçüde elle yapılan bir işlemdir, ancak klasörlerinizi sık sık otomatik arşivlemeye ayarladıysanız ve bir bulut klasörü gibi bir konuma arşivlenirseniz, o zaman güvenlik için bir miktar daralma vardır..

Ancak hiçbir veriyi kaybetmemek için en iyi yol, rutin olarak veri dosyalarınızı toptan yedeklemektir. Eklemek istediğiniz bir şey var mı? Lütfen tartışma forumumuzu bize bildirin. Her zaman olduğu gibi, görüşlerinizi bekliyoruz.