Yalnızca Önemli E-postalar İçin Outlook Bildirimleri Nasıl Alınır

Microsoft, yeni e-posta için bildirim hazırladıklarında yardımcı olduklarını düşünüyordu. Ancak, sürekli bir bildirim barajı da düşünce treninizi bozabilir. Bildirimleri tamamen kapatabilir veya daha iyisi-sadece önemli e-postaları size bildirmek için Outlook'u ayarlayabilirsiniz.

Basit Bir Kural Nasıl Oluşturulur

Müşterileriniz, patronunuz veya aile üyeleriniz gibi belirli kişilere karşı duyarlı olmanız gerekiyorsa, yalnızca belirli iletilerle ilgili bildirimler almak için Outlook'ta Kurallar'ı kullanabilirsiniz. İşte, yalnızca belirli bir göndericiden gelen e-posta bildirimlerini gösteren bir kuralın nasıl oluşturulacağı.

Bu kuralı oluşturmanın en kolay yolu, o kişiden bir e-posta bulmaktır. Bu örnekte, patronumdan bir e-posta aldığımda bana haber vermem için bir kural koyacağım, çünkü patronunuzun e-postaları her zaman önemlidir, değil mi? Bu yüzden, Nasıl Yapılır Geek'in baş editörü Whitson Gordon'un e-postasına sağ tıkladım ve “Kurallar” ve ardından açılır menüden “Kural Oluştur” u seçin..

“Kural Oluştur” iletişim kutusunda, yeni e-posta ile ilgili bildirimleri almak istediğiniz koşulları seçin. Whitson'dan aldığım e-postalar hakkında anında bildirim almak istiyorum, bu yüzden ilk onay kutusunu seçiyorum.

Ayrıca “Gönderildi” onay kutusunu işaretliyorum ve açılır listeden adımın seçildiğinden emin olduğumdan, Whitson'dan doğrudan bana gönderilen e-postalar için bildirim alacağım. İçinde bulunduğunuz e-postalardan veya birkaç alıcıdan birinin size bildirilmesini istemiyorsanız, "Gönderildi" açılır listesinden "yalnızca ben" seçeneğini seçin. Seçimlerinizi yaptıktan sonra “Tamam” ı tıklayın..

“Bu kuralı şimdi geçerli klasördeki iletilerde şimdi çalıştır” seçeneğine sahip bir “Başarı” iletişim kutusu görüntülenir. “Tamam” a tıklayın. Gelen kutumda hangi e-postaların Whitson’da olduğunu bulmak istiyorum, bu nedenle onay kutusunu işaretliyorum..

Acil eylem gerektiren “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusu görünecektir. Şu anda gelen kutumda Whitson'dan yalnızca bir e-posta aldım, bu yüzden bu iletişim kutusunda listelenen tek kişi bu. Bununla birlikte, Whitson'dan daha fazla e-posta varsa, hepsi burada listelenir. Bir e-postayı doğrudan bu iletişim kutusundan görüntülemek istiyorsanız, görüntülenecek e-postayı seçin ve “Öğe Aç” ı tıklayın. İletişim kutusunu kapatmak için “Kapat” ı tıklayın..

"Yeni Posta Uyarıları" iletişim kutusu, iletişim kutusundan bir e-posta mesajı açıp mesajı kapatsanız bile "Kapat" ı tıklatana kadar açık kalır.

Daha Gelişmiş Kurallar Nasıl Oluşturulur

Kural oluştururken, ana “Kural Oluştur” iletişim kutusundaki seçeneklerden daha fazla ilave seçenek arasından seçim yapabilirsiniz. Bunu yapmak için, bu makalenin önceki bölümlerinde açıklandığı gibi “Kural Oluştur” iletişim kutusunu açın. Ardından “Gelişmiş Seçenekler” e tıklayın.

“Kural Sihirbazı” iletişim kutusundaki ilk ekranda kontrol edilmesi gereken ayrıntılı koşullar listesi görüntülenir. E-posta bildirimleri için kontrol etmek istediğiniz koşullar için onay kutularını seçin. Whitson'dan yalnızca bana gönderilen e-postaları aldığımda bildirim almak istiyorum, bu yüzden bu koşulları seçiyorum.

Mavi altı çizili metin, bu durumda kontrol edilmesini istediğiniz değerleri belirtmek için tıkladığınız bağlantılardır. Bu koşulu seçtikten sonra, değerleri düzenlemek için “2. Adım” kutusundaki bu koşula ait mavi bağlantıyı tıklayın..

Kontrol etmek istediğiniz koşulları seçtikten sonra, “İleri” düğmesini tıklayın..

Şimdi, seçilen koşullara uyan bir mesajla ne yapılması gerektiğini belirtmek için seçenekleri seçin. Mesajı belirli bir klasöre taşımak, bir veya daha fazla kişiye iletmek, bir şablon kullanarak cevaplamak veya okundu olarak işaretlemek gibi işlemleri yapabilirsiniz. Whitson'dan bir e-posta mesajı aldığımda bir Masaüstü Uyarısı almak istiyorum, bu yüzden listedeki son seçeneği seçiyorum, “bir Masaüstü Uyarısı görüntüle”. Mesajla ne yapmak istediğinizi seçtikten sonra, “İleri” ye tıklayın..

Bir sonraki ekran, mesajın bir toplantı daveti veya güncellemesi olup olmadığı konusunda bir bildirim almak istemiyorsanız olduğu gibi, kuralın istisnalarını ayarlama seçenekleri sunar. Kuralınıza uygulamak istediğiniz istisnaları seçin ve “İleri” ye tıklayın. İstisna istemiyorum, bu yüzden bu ekranı atlamak için sadece “İleri” ye tıkladım..

Son ekran, kural için bir ad belirtmenize ve bir tanesini hemen “Bu kuralı aç” a dahil olmak üzere bazı kural seçenekleri ayarlamanıza olanak tanır. Kuralı hemen gelen kutusundaki mesajlarda hemen çalıştırmak istiyorsanız, "Bu kuralı şimdi 'Gelen Kutusundaki mesajlarda çalıştır" seçeneğini seçin..

“Adım 3” altındaki kural açıklamasını inceleyin ve tamamladığınızda “Son” düğmesini tıklayın.

Şimdi, Whitson'dan bir e-posta aldığımda, Windows masaüstünde bir masaüstü uyarısı görüntüleniyor. Bunun “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusundan farklı olduğunu, bunun yerine yerel bir Windows bildirimi olduğunu unutmayın. Bu bildirim stilini tercih ederseniz, oluşturduğunuz her kural için “Gelişmiş Seçenekler” den geçmeniz gerekir. ”.

Kurallarınızı Düzenleme

Kurallarınızı değiştirmek, silmek, hatta geçici olarak kapatmak kolaydır. “Masaüstü Uyarısı” yerine “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusunu görüntülemek için kuralımı değiştirmek istiyorum. Bunu yapmak için, “Giriş” sekmesini tıklayın..

“Taşı” bölümündeki “Kurallar” düğmesini tıklayın ve açılır menüden “Kuralları ve Uyarıları Yönet” i seçin..

“Kurallar ve Uyarılar” iletişim kutusu görüntülenir. “E-posta Kuralları” sekmesinde, “Kural Değiştir” e tıklayın ve açılır menüden “Kural Ayarlarını Düzenle” yi seçin..

Daha önce de tartışıldığı gibi, “Kural Sihirbazı” nın ilk ekranı gelen e-posta mesajlarını kontrol edebileceğiniz koşulların bir listesini görüntüler. İlk kuralı ayarladığımda yaptığım seçimler listenin en üstünde ve mevcut ayarlarla ilgili açıklama “Adım 2” altındaki kutuda gösteriliyor. Koşulları değiştirmek istemiyorum, bu yüzden “İleri” ye tıklayın. Kuralınızdaki koşulları değiştirmek istiyorsanız, değişikliklerinizi yapın ve ardından “İleri” ye tıklayın..

Gelen e-posta iletilerini alma eylemlerini listeleyen ekranda (koşullara bağlı olarak), listenin başında görüntülenen “Bir Masaüstü Uyarısı göster” seçeneğini devre dışı bırakıp, ardından “İleri” yi tıklayın..

Diyelim ki daha çok yüz yüze “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusunu görüntülemek istiyorsunuz. İşlem listesinin en altına gidin ve “Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir mesajı görüntüle” onay kutusunu seçin. “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusunda görüntülenen mesajı özelleştirmek için, “Adım 2” altındaki kutudaki “belirli bir mesaj” bağlantısını tıklayın..

“Uyarı Mesajı” iletişim kutusunda, “Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusunda görüntülenecek bir mesaj girin ve “Tamam” ı tıklayın..

İstisnaları eklemek veya kaldırmak istiyorsanız, istisnalar listesine erişmek ve değişikliklerinizi yapmak için “İleri” ye tıklayın. Kuralın adını veya “Kural Sihirbazı” nın son ekranındaki diğer seçenekleri değiştirmek için, istisnalar ekranında tekrar “İleri” yi tıklayın. Başka hiçbir şeyi değiştirmek istemiyorum, bu yüzden değişikliklerimi kabul etmek ve "Kural Sihirbazı" nı kapatmak için işlemler ekranında "Son" u tıklayın..

“Kurallar ve Uyarılar” iletişim kutusuna geri döndünüz. Kapatmak için “Tamam” a tıklayın. Kuralı hemen çalıştırmak için, "E-posta Kuralları" sekmesinin üstündeki "Kuralları Şimdi Çalıştır" ı tıklayın..

“Kuralları Şimdi Çalıştır” iletişim kutusunda, “Çalıştırılacak kuralları seçin” kutusunda, çalıştırmak istediğiniz kuralın onay kutusunu seçin ve “Şimdi Çalıştır” ı tıklayın..

NOT: Kuralı çalıştırdığınızda, “Kuralları Şimdi Çalıştır” iletişim kutusu otomatik olarak kapanmaz. Kapatmak için “Kapat” a basmalısınız. “Kurallar ve Uyarılar” iletişim kutusu da otomatik olarak kapanmıyor, bu yüzden kapatmak için “Tamam” ı tıklayın..

“Yeni Posta Uyarıları” iletişim kutusu en üstte özel mesajınızla birlikte görüntülenir..

Outlook'taki Kurallar özelliği, e-posta iletilerinizi otomatik olarak ele almak için birçok seçenek sunar. Belirli mesajların belirli klasörlere taşınmasını, konu satırında belirli bir metin bulunan e-posta mesajlarında eylemler gerçekleştirmesini ve hatta belirli koşullara göre mesajları otomatik olarak silmesini sağlayabilirsiniz. Mevcut tüm seçenekler nedeniyle Outlook Kuralları ilk başta bunaltıcı görünebilir. Ancak, belirli e-posta mesajlarını nasıl yönetmek istediğinizi biliyorsanız, kendi kurallarınızı oluşturmak ve yönetmek o kadar da zor değildir..