Gizli Kişisel Bilgiler Nasıl Kaldırılır Microsoft Office Belgelerinize Eklenir

Microsoft Office, üzerinde çalıştığınız süre, belge üzerinde çalışan herkesin adı, belge oluşturulduğunda ve hatta belgenin önceki sürümleri dahil olmak üzere, gizli meta verileri Office belgelerinize kaydeder..

Office belgelerini herkese açık olarak yayınlamadan veya birisine göndermeden önce, muhtemelen belgenin hangi gizli bilgilerini içerdiğini kontrol etmek ve hassas verileri kaldırmak isteyeceksiniz. Bu meta veriler gizliliğinizi ihlal edebilir veya utandırıcı olabilir.

Gizli Verileri Görüntüleme ve Kaldırma

Office 2013 veya Office 2010'da, Dosya menüsünü tıklayın, Bilgi'yi tıklayın ve Belgeyi İncele aracı ön ve orta olacak ve sizi belgenin içerdiği potansiyel olarak hassas bilgiler hakkında bilgilendirecektir. Bu bilgiler, Office'in eski sürümlerinde olduğundan daha açıktır, ancak Office'in bu hassas verileri belgelerinize eklediğini bilmiyorsanız hala kaçırmak kolaydır..

Office 2007'de, şeritteki Office orb düğmesini tıklatın, Hazırla'nın üzerine gelin ve Belgeyi İncele'yi tıklatın..

Belgedeki gizli meta verileri görüntülemek için Sorunları Denetle düğmesini tıklatın, Belgeyi İncele'yi tıklatın ve belgeyi incelemek istediğiniz meta veri türlerini seçin. Tüm meta veri türlerinde dokümanı incelemek için tüm seçenekleri seçili bırakabilirsiniz.

İncele'ye tıklayın; Office, meta veriler için belgeyi inceleyecektir. Kaldırmak için bir meta verinin yanındaki Tümünü Kaldır düğmesini tıklayın..

Sildikten sonra bu meta verilerin çoğunu kurtaramayacağınızı unutmayın. Bu nedenle Microsoft, meta verileri kaldırmadan ve belgeyi yayınlamadan önce belgenin yeni bir kopyasını oluşturmanızı (Farklı Kaydet özelliğini kullanın) önerir. Daha sonra dokümanın bir kopyasını meta verilerle alırsınız. Elbette, bu meta verileri hiç istemiyorsanız, bir kopyasını koruma konusunda endişelenmeden kaldırabilirsiniz..

Office Ne Tür Meta Veriler Tasarruf Eder??

Office; yazar, konu, başlık, bir belge oluşturduğunuz tarih, en son değiştirdiğiniz tarih ve belge üzerinde ne kadar süre çalıştığınız gibi ayrıntıları içeren belge özelliklerini kaydeder. Bu özellikler ayrıca, belge oluştururken kullandığınız herhangi bir şablonun adını, e-posta başlıklarını ve diğer ilgili bilgileri içerecektir. Bu potansiyel olarak utanç verici olabilir - örneğin, patronunuza bir TPS raporu gönderebilir ve tüm gününü yalnız çalışarak geçirdiğinizi söyleyebilirsiniz. Ancak meta veriler, yalnızca TPS raporunda birkaç dakika çalıştığınız, başkalarıyla işbirliği yaptığınızı ve oluştururken “Yararsız TPS Rapor Şablonu” adlı bir şablon kullandığınızı ortaya koyabilirdi. Daha kötüsü, burada başka gizlilik etkileri de var - adınızla ilişkilendirilmeden web üzerinde bir belge yayınlamak isteyebilirsiniz, ancak adınız varsayılan olarak belgenin özelliklerinde görünecek.

Üstbilgiler, altbilgiler, filigran ve gizli metin olarak biçimlendirilmiş metinler de dahil edilebilir, ancak belgenin bir göstergesini gözden geçirirseniz görünmez. Araç, belgenizde bu bilgileri içerip içermediğini size söyler.

Belgeyi yazarken diğer insanlarla işbirliği yaptıysanız, daha da fazla veri içerir. Meta veriler, belge üzerinde çalışan herkesin adlarının yanı sıra herhangi bir yorum, düzeltme işareti, mürekkep ek açıklaması ve belgenin önceki sürümlerini görüntüler. Üzerinde çalıştığınız bir belgeyi yayınlıyorsanız, muhtemelen paylaşmak yerine tüm bu verileri kaldırmak isteyeceksiniz.

Office Meta Verileri Tasarrufundan Nasıl Durdurulur?

Ne yazık ki, yayınlamadan ya da birisiyle paylaşmadan önce her bir belgeden hassas verileri kaldırmak için Belge Denetçisi aracını kullanmanız gerekir. Bu bilgiyi aynı anda birden fazla belgeden kaldırmak için yerleşik bir yöntem yoktur ve Office'in bu verileri belgelere uygulamasını engellemek için Office genelinde bir ayar yoktur..

Ancak, bir dosyayı her kaydettiğinizde Office'in meta verileri otomatik olarak kaldırmasını sağlayabilirsiniz. Bu ayarı kullandığınız her belgeye uygulamanız gerekir - bu sistem genelinde bir ayar değil, belgeye özgü bir ayardır.

Office'in meta verileri belgelerinizle birlikte kaydetmesini önlemek için, Dosya menüsünü, Seçenekler'i tıklatın ve Güven Merkezi kategorisini seçin. Güven Merkezi Ayarları düğmesini tıklayın ve Gizlilik Seçenekleri'ni seçin. “Kaydet'teki dosya özelliklerinden kişisel bilgileri kaldır” seçeneğini etkinleştirin. Gri görünüyorsa, aşağıdaki Belge Denetçisi düğmesini tıklayın, Belge Denetleyicisini çalıştırın ve tüm belgenin kişisel bilgilerini kaldırın. Daha sonra onay kutusunu tıklayabilmeniz gerekir.

Unutmayın, bu seçeneği her belge için ayrı ayrı değiştirmeniz gerekir.

Bu bilgiler yararlı olabilir ve hatta bazıları belge üzerinde çalışanların izini sürmek için işbirliği veya şirketler için çok önemlidir. Ancak dokümanı yayınlama zamanı geldiğinde, muhtemelen bu meta verileri kaldırmak isteyeceksiniz.