E-postaları (ve Diğer Öğeleri) Microsoft Outlook'ta Dosya Olarak Kaydetme

Outlook e-postalarınızı, kişilerinizi ve randevularınızı ayrı ayrı dosyalar olarak kaydedebilirsiniz. Bu öğeleri kaydetmek daha sonra daha hızlı ve kolay bir şekilde erişmenize yardımcı olabilir. Belirli mesajları yedeklemenin veya paylaşmanın ya da onları kolayca erişilebilir kılmanın kullanışlı bir yoludur..

E-posta İletisini Dosya Olarak Kaydetme

İlk olarak, iletileri Outlook'ta nasıl dosya olarak kaydedeceğimize bakalım. Bu, bilgisayarınızda e-postanın yedek bir kopyasını istiyorsanız (veya başka bir bilgisayara kopyalamak istiyorsanız) veya iletiyi daha sonra gelecek iletiler için şablon olarak kullanmak istiyorsanız yararlı olabilir..

Kaydetmek istediğiniz mesajı açarak başlayın. E-posta penceresinde, Şeritte "Dosya" menüsünü tıklayın.

“Farklı Kaydet” komutunu seçin.

“Farklı Kaydet” menüsünde, dosyayı kaydetmek istediğiniz konuma gidin ve ardından dosya için bir ad yazın. Varsayılan olarak, Outlook iletinin konu satırıyla adlandırır, ancak ne istersen onu değiştirebilirsin..

“Farklı Kaydetme” açılır menüsünü kullanarak bir mesajı farklı dosya türleri olarak da kaydedebilirsiniz. Varsayılan, Outlook Mesaj Biçimi'dir. Bunu seçerseniz, dosyayı tekrar Outlook'ta açmak için dosyayı çift tıklatabilirsiniz. Ancak, seçim yapabileceğiniz birkaç seçenek daha var:

• Sadece yazı: Mesajınızı Salt Okunur dosya olarak kaydettiğinizde, sadece biçimlendirmeleri veya görüntüleri değil sadece kelimeleri kaydedersiniz..
• Outlook Şablonu: Mesajınızı bir Outlook Şablonu olarak kaydetmek, formatlamayı gelecekteki e-postalara uygulayabileceğiniz anlamına gelir. Dosyayı açtığınızda, Outlook daha sonra adresleyebileceğiniz ve yollayabileceğiniz dosya içeriği ile yeni bir mesaj oluşturur..
• HTML: Mesajınızı bir HTML belgesi olarak kaydetmek, e-postanızı bir web sayfasında görüntülenmek üzere kaydettiğiniz anlamına gelir. Mesajı herhangi bir web tarayıcısında açabilirsiniz.
• MHT: MHT dosyası bir web sayfası arşiv dosyasıdır. Bir HTML dosyası gibi, bir web tarayıcısında görüntülenmek üzere tasarlanmıştır. Bir MHT dosyasının aksine, bir HTML dosyası tüm metni, kodu, resimleri ve diğer ortamları tek bir dosyaya kaydeder.

İşiniz bittiğinde, “Kaydet” düğmesine tıklayın.

Mesajınız şimdi bir dosya olarak kaydedildi.

E-posta İletisini PDF Olarak Kaydetme

Microsoft'un Office yerleşik PDF yazıcısını kullanarak e-postanızı PDF olarak da kaydedebilirsiniz. PDF olarak kaydetmek, tüm uygun biçimlendirme ile okuyabileceğiniz bir iletinin yedek kopyasını kaydetmenin harika bir yoludur.

Mesaj penceresinde, Şerit üzerindeki “Dosya” menüsünü tıklayın..

“Yazdır” komutunu tıklayın.

“Yazıcı” açılır menüsünü tıklayın ve ardından “Microsoft'a PDF Yazdır” seçeneğini seçin.

Bilgisayarınızda yüklü başka bir PDF oluşturma uygulaması varsa (veya macOS kullanıyorsanız), buradaki seçeneklerin farklı olabileceğini unutmayın. Örneğin, Adobe'yi yüklediyseniz, muhtemelen bir “Adobe PDF” seçeneğini göreceksiniz. Bu da işe yarayacak.

Sonra, “Yazdır” düğmesini tıklayın.

Açılan “PDF'yi Farklı Kaydet” penceresinde, PDF'nizin kaydedilmesini istediğiniz yeri seçin, bir dosya adı yazın ve ardından “Kaydet” düğmesini tıklayın..

Artık e-postanızı PDF olarak kaydettiniz.

Ayrıca, yalnızca bir PDF oluşturma motoruna yazdırdığınızdan beri, aynı numara Outlook'taki herhangi bir öğeyi (kişiler, randevular vb.) PDF'ye kaydetmek için aynı şekilde çalıştığını unutmayın..

Bir Kişiyi Dosya Olarak Kaydetme

Outlook'u kullanarak kişileri de dosya olarak kaydedebilirsiniz. Mesajları kaydetmekle neredeyse aynı şekilde çalışır ve bireysel kişileri yedeklemek veya yeni bir bilgisayara taşımak için yararlı olabilir. Kişiler ayrıca, kişilerle çalışan birçok diğer uygulama tarafından kullanılan bir formatta Vcard Dosyaları (CVF) olarak kaydedilir. Bu, bir kişiyi başka bir uygulamaya aktarmayı veya bir kişinin bilgilerini, kullandıkları herhangi bir uygulamaya aktarabilmeleri için bir başkasına göndermesini de kolaylaştırır..

İletişim penceresinden ana şerit üzerindeki “Dosya” yı tıklayın..

“Farklı Kaydet” komutunu tıklayın.

“Farklı Kaydet” penceresinde, kişi dosyasının kaydedilmesini istediğiniz yere gidin ve isterseniz adını değiştirin..

Tıpkı mesajlarda olduğu gibi, burada “Farklı Kaydetme Türü” açılır menüsünden birkaç farklı dosya formatı seçebilirsiniz:

• Sadece yazı: Kişinizi Salt Okunur bir dosya olarak kaydettiğinizde, yalnızca biçimlendirmeleri veya görüntüleri değil, sadece sözcükleri kaydedersiniz..
• Zengin metin formatı: Kişinizi Zengin Metin dosyası olarak kaydetmek, dosyalarınızda kalın ve italtik gibi farklı biçimlerde, resimlerle birlikte kaydedebileceğiniz anlamına gelir. Kartvizitinizde bir resim varsa, bu biçim yararlı olabilir.
• Outlook Mesaj Biçimi: Kişinizi Outlook İleti Biçimi'ne kaydettiğinizde, Outlook'ta (başka bir bilgisayarda bile) açabilirsiniz ve diğer Outlook kişileri gibi çalışacaktır. Ancak, varsayılan VCF biçiminde kaydederseniz, aynı şekilde davranır, bu yüzden burada fazla bir avantajı yok.

İşiniz bittiğinde, “Kaydet” düğmesine tıklayın.

Artık kişinizi bir dosya olarak kaydettiniz..

Bir Randevuyu (veya Tüm Takviminizi) Dosya Olarak Kaydetme

Ve diğer Outlook öğelerindeki gibi, randevularınızı da dosya olarak kaydedebilirsiniz. Ayrı randevuların kayıtlı kopyalarını yedeklemek neredeyse faydalı olmasa da, Outlook vCalendar standardını desteklemektedir, bu da bir randevuyu kaydedebileceğiniz, başka birine gönderebileceğiniz ve daha sonra farklı bir desteklenen uygulamaya içe aktarabileceğiniz anlamına gelir.

Kaydetmek istediğiniz randevuyu açın. Randevu penceresinde, Şeritteki “Dosya” menüsünü tıklayın..

“Farklı Kaydet” komutunu tıklayın.

Randevu dosyasını kaydetmek istediğiniz yere gidin ve bir isim verin.

Tıpkı mesajlarda ve kişilerde olduğu gibi, burada “Farklı Kaydetme Türü” açılır menüsünden birkaç farklı dosya formatı seçebilirsiniz:

• Sadece yazı: Randevunuzu yalnızca Metin dosyası olarak kaydettiğinizde, yalnızca biçimlendirmeleri veya görüntüleri değil, sadece sözcükleri kaydedersiniz..
• Outlook Şablonu: Randevunuzu bir Outlook Şablonu olarak kaydetmek, formatlamayı gelecekteki takvimlere veya takvim randevularına uygulayabileceğiniz anlamına gelir.
• Outlook Mesaj Biçimi: Randevunuzu Outlook Mesaj biçiminde kaydettiğinizde, başka bir bilgisayarda bile olsa Outlook'ta tekrar açabilirsiniz..
• HTML: Mesajınızı bir HTML belgesi olarak kaydetmek, randevunuzu bir web sayfasında görüntülenmek üzere kaydettiğiniz anlamına gelir.
• MHT: MHT dosyası bir web sayfası arşiv dosyasıdır. Bir HTML dosyası gibi, bir web tarayıcısında görüntülenmek üzere tasarlanmıştır. Bir MHT dosyasının aksine, bir HTML dosyası tüm metni, kodu, resimleri ve diğer ortamları tek bir dosyaya kaydeder.
• iCalendar Biçimi: iCalendar, takvim bilgilerini farklı takvim uygulamalarına aktarmanıza izin veren başka bir takvim standardıdır..

Tek bir randevuyu mu, yoksa bütün takviminizi mi kaydetmek istediğinizi seçin. Takviminizin tamamını kaydetmek, mevcut Outlook takviminize tüm verileri kaydeder..

İşiniz bittiğinde, “Kaydet” düğmesine tıklayın.

Ve şimdi randevunuzu veya takviminizi başarıyla kaydettiniz.