Posta klasörlerinizi Outlook'un çöplüğünüzü silmek için nasıl kullanılır?
Outlook'taki Posta Kutusu Temizleme, posta kutunuzdaki çöplerden kurtulmak için tasarlanmış bir dizi araçtır. Posta kutunuzun boyutunu incelemek, öğeleri boyuta ve tarihe göre otomatik olarak temizlemek ve diğer birkaç işlevi yerine getirmek için kullanabilirsiniz. Hadi onlara bakalım ve bir göz atalım.
İlk önce, aracı açmanız gerekir. Dosya> Araçlar'a gidin ve Posta Kutusu Temizleme'yi tıklayın..
Kullanılabilecek bazı araçlar var ve posta kutunuzdaki veri miktarına bakarak başlayacağız..
Posta Kutunuzun Boyutunu Gözden Geçirin
Outlook posta kutunuz klasörler-Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler, Arşiv vb .'den oluşur ve klasörlerin boyutunu bilmek, tüm e-postalarınızın nerede olduğunu görmenize yardımcı olur. Bulmak için, “Posta Kutusu Boyutunu Görüntüle” yi tıklayın.
Bu, size her klasörün boyutunu gösteren Klasör Boyutu penceresini açar. Varsayılan olarak, Yerel Veri sekmesinde açılır. Yerel veriler, bilgisayarınızda .pst ve.ost dosyalarınızda depolanan verilerdir.
Sütunlar, klasörün adını, boyutunu ve toplam boyutunu gösterir (bu, herhangi bir alt klasör içeren boyuttur). Bu görünümün en iyi yanı, takvim gibi normalde göz önünde bulundurmayacağınız klasörleri göstermesidir. Birkaç yıllık randevu ve toplantı talebiniz varsa, eski etkinlikleri silerek temizleyebileceğiniz takvimde kolayca iyi bir kilobayt yığınına sahip olabilirsiniz..
Posta sunucusundaki klasörlerin boyutunu görmek istiyorsanız, “Sunucu Verileri” sekmesine tıklayın. Bu sekmeyi ilk açtığınızda, verilerin toplanması biraz zaman alabilir. Bunun nedeni, Outlook'un Exchange sunucusuyla iletişim kurması, dosyalarınızdaki verileri sorması (anında hesaplanır) ve ardından sonuçları indirme ve göstermesidir..
Bu sekmeyi her açışınızda, veri alma işlemi çok daha hızlı olacaktır, çünkü Exchange yalnızca bir fark analizi yapmak zorundadır ve çoğu klasörün boyutu o kadar fazla değişmez. Sekme yüklendikten sonra, Exchange sunucusunda klasör boyutlarını göreceksiniz. Bu, Outlook'un bilgisayarınıza tüm mesajları indirmesi gerekmediğinden, Yerel Veri sekmesindeki boyutla aynı olmayabilir..
Örneğin, Yerel Veri sekmemde, Arşiv klasörünün Toplam Boyutu 116805 kb'dir, ancak Sunucu Verileri sekmesinde, Toplam Boyut 363399 kb'dir - 246594 kb (265 MB). Yerel verilerde görünmeyen çok fazla posta var. Neler oluyor?
Varsayılan olarak, e-postanızın çok fazla yer kaplamadığından emin olmak için Outlook yalnızca belirli miktarda postayı yerel istemcinizde tutar. 64 gb'den daha büyük sabit diskli bilgisayarlarda (bugünlerde çoğu vardır), Outlook yalnızca e-postaları bilgisayarınızdaki son yıldan itibaren tutar. Eski postalar e-posta sunucusunda tutulur ve bunlara erişebilirsiniz. Eski postaları indirebilir ve isterseniz bu varsayılanı değiştirebilirsiniz. Varsayılanı, indirecek şekilde değiştirebileceğinizi unutmayın. az ayrıca posta için, bu nedenle, yer için mücadele ediyorsanız, varsayılanı 1 yıldan 6 aya (veya daha az) değiştirmek isteyebilirsiniz.
(Not: Bu yalnızca Hotmail, live.com, O365 ve bazı kurumsal hesaplar gibi bir Microsoft Exchange sunucusu kullanan hesapları etkiler. Outlook'u Google veya Yahoo gibi diğer sağlayıcılardan posta indirmek için kullanıyorsanız bu ayar yok sayılır ve tümü posta indirildi.)
Artık klasörlerinizin ne kadar veri içerdiğini bildiğinize göre, hangilerini temizleyeceğinize öncelik verebilirsiniz.
Eski veya Büyük Postaları Aramak
Çok sayıda farklı klasörde postanız varsa, tüm posta kutunuzda daha eski ya da daha büyük postalar için arama yapabilirsiniz..
Outlook'tan bir sabit sürücüye veya bulut hizmetine silebileceğiniz veya taşıyabileceğiniz büyük ekleri olan postaları bulmak istiyorsanız bu çok kullanışlıdır. Örnek olarak, tüm e-postaları 5 MB'den büyük bulmak istiyorsanız, “Daha büyük olanları bul” alanını 5000 kb olarak değiştirebilir ve ardından “Bul” düğmesini tıklatabilirsiniz..
Standart Outlook arama paneli, en az 5 MB olan bir posta listesiyle birlikte gelir..
Bu sonuçlar yalnızca e-postaları döndürür, ancak daha geniş bir ağ oluşturmak istiyorsanız “Bak” alanını herhangi bir belirli dosya türüyle değiştirebilirsiniz.
Arama sonuçlarından, e-postaların her birini açabilir, silebilir veya ekleri kaldırabilirsiniz. Silmeniz gerekirse ekleri silmeden veya çıkarmadan önce ekleri kaydetmeyi unutmayın..
Bir Otomatik Arşiv başlatmak
Outlook'taki her klasör için otomatik arşiv parametrelerini ayarlayabilirsiniz, bu da Outlook'un sorunsuz çalışmasını sağlamak için daha önce incelediğimiz bir şeydir. Otomatik arşiv kurallarını ayarladıysanız, "Otomatik Arşiv" düğmesini tıklatarak Posta Kutusu Temizleme'de başlatabilirsiniz..
Bu işlem Outlook'taki tüm klasörler arasında geçiş yapar ve kurduğunuz tüm otomatik arşiv kurallarını uygular. Eğer henüz bir şey ayarlamadıysanız, bu butona kazayla vurmaktan endişeleniyor olabilirsiniz, ama endişelenmeyin, varsayılan otoarşif kural hiçbir şey yapmamaktır..
Silinmiş Öğeleri Görüntüleme ve Boşaltma
Postalarınızı Silinmiş Öğeler klasörüne taşıyarak "yumuşak bir şekilde silmek" isterseniz ve nadiren boşaltırsanız, bu seçenek tam size göre.
Not: Bazı insanlar Silinmiş Öğeler klasörünü bir tür arşiv olarak kullanmaktan hoşlanıyor, orada bir şeyler atıyor ve hiçbir zaman klasörü boşaltmıyor. Bu iyi bir fikir değildir, çünkü Silinmiş Öğeler klasörünü kolayca boşaltmanın birçok yolu vardır. Bunun yerine, bir mesaj tutmanız gerekirse, bir arşiv oluşturun!
Silinmiş öğelerinizin ne kadar yer kapladığını görmek için “Silinmiş Öğelerin Boyutunu Görüntüle” yi tıklayın, ardından derin bir nefes alın ve “Boşalt” ı tıklayın.
Bu, Silinmiş Öğeler klasöründeki tüm öğeleri silecektir. Bu sizi korkutuyorsa, elbette, önemli postaları önce Arşivinize taşımak için bir dakikanızı ayırın, ancak silinmiş öğelerinizi düzenli olarak boşaltmalısınız. değil arşiv olarak kullan.
Çakışma Postalarını Görüntüleme ve Silme
Posta Kutusu Temizleme'deki son seçenek çakışma iletilerini silmektir. Bunlar, Outlook'un aynı başlık bilgisine sahip oldukları için mevcut bir e-posta ile çakışmayı düşündüğü e-postalar. Normalde bunun nedeni, Exchange sunucusuyla geçici senkronizasyon sorunları nedeniyle ve bu e-postaları sorunsuzca silebilmeniz gerekir. Çatışma klasöründe e-posta alıp almadığınızı görmek için, Klasör Boyutları penceresinin filtrelenmiş bir sürümünü görmek için "Çakışma Boyutlarını Görüntüle" düğmesini tıklayın..
Orada herhangi bir e-posta varsa, Klasör Boyutu penceresini kapatın ve ardından Posta Kutusu Temizleme penceresindeki “Sil” düğmesini tıklayın..
Bu Posta Kutusu Temizleme aracı. Özellikle gösterişli değil, ama etkili ve kullanışlı.
