Sıkıcı Görevleri Otomatikleştirmek için Excel Makrolarını Nasıl Kullanacağınızı Öğrenin

Excel'in daha güçlü, ancak nadiren kullanılan işlevlerinden biri, makrolar içinde otomatik işlemleri ve özel mantığı çok kolay bir şekilde oluşturma yeteneğidir. Makrolar, öngörülebilir, tekrarlanan görevlerde zamandan tasarruf etmenin yanı sıra, belge formatlarını standartlaştırmanın yanı sıra, çoğu zaman tek bir kod satırı yazmak zorunda kalmadan ideal bir yol sağlar..

Makroların ne olduğunu ya da onları gerçekten nasıl yaratacağınızı merak ediyorsanız, sorun değil - sizi tüm süreç boyunca yönlendireceğiz.

Not: Aynı işlem Microsoft Office'in çoğu sürümünde çalışmalıdır. Ekran görüntüleri biraz farklı görünebilir.

Makro Nedir?

Bir Microsoft Office Makrosu (bu işlev MS Office Uygulamalarının birçoğu için geçerlidir) bir belgeye kaydedilen Visual Basic for Applications (VBA) kodudur. Karşılaştırılabilir bir benzetme için, bir belgeyi HTML olarak ve bir makroyu Javascript olarak düşünün. Javascript’in bir web sayfasındaki HTML’yi işleyebildiği şekilde, makro bir belgeyi değiştirebilir.

Makrolar inanılmaz derecede güçlüdür ve hayal gücünüzü çekebilecek her şeyi yapabilir. Bir makro ile yapabileceğiniz işlevlerin (çok) kısa bir listesi olarak:

• Stil ve biçimlendirme uygula.
• Verileri ve metni yönet.
• Veri kaynaklarıyla iletişim kurun (veritabanı, metin dosyaları vb.).
• Tamamen yeni belgeler oluşturun.
• Yukarıdakilerin herhangi birinin herhangi bir sıradaki herhangi bir kombinasyonu.

Bir Makro Oluşturma: Örnek Olarak Bir Açıklama

Bahçenizdeki CSV dosyasıyla başlıyoruz. Burada özel bir şey yok, sadece bir satır ve sütun başlığına sahip 0 ile 100 arasında yalnızca 10 × 20 sayı kümesi. Amacımız, her satır için özet toplamları içeren iyi biçimlendirilmiş, düzgün bir veri sayfası oluşturmaktır..

Yukarıda belirttiğimiz gibi, bir makro VBA kodudur, ancak Excel ile ilgili güzel şeylerden biri gerekli sıfır sıfırlama koduyla bunları oluşturabileceğiniz / kaydedebileceğinizdir - burada yapacağımız gibi.

Makro oluşturmak için Görünüm> Makrolar> Makro Kaydet'e gidin.

Makroya bir ad verin (boşluksuz) ve Tamam'ı tıklayın..

Bu yapıldıktan sonra, herşey Yaptıklarınız kaydedildi - her hücre değişikliği, kaydırma işlemi, pencereyi yeniden boyutlandırın, siz adlandırın.

Excel'in kayıt modu olduğunu gösteren birkaç yer var. Bunlardan biri Makro menüsünü görüntülemek ve Kaydı Durdur seçeneğinin Makro Kaydet seçeneğinin yerine geçtiğini not etmektir..

Diğeri sağ alt köşede. 'Dur' simgesi makro modunda olduğunu gösterir ve buraya basmak kaydı durduracaktır (aynı şekilde, kayıt modunda değilken, bu simge Makrolar menüsüne gitmek yerine kullanabileceğiniz Makro Kaydet düğmesi olacaktır).

Şimdi makroyu kaydettiğimize göre, özet hesaplamalarımızı uygulayalım. İlk önce başlıkları ekleyin.

Sonra, uygun formülleri uygulayın (sırasıyla):

• = TOPLAM (B2 K2)
• = ORTALAMA (B2 K2)
• = Min (B2 K2)
• = MAKS (B2 K2)
• = MEDYAN (B2 K2)

Şimdi, tüm hesaplama hücrelerini vurgulayın ve hesaplamaları her satıra uygulamak için tüm veri satırlarımızın uzunluğunu sürükleyin.

Bu yapıldıktan sonra, her satır kendi özetlerini göstermelidir..

Şimdi, tüm sayfanın özet verilerini almak istiyoruz, bu yüzden birkaç hesaplama daha yapacağız:

Sırasıyla:

• = TOPLAM (L2: L21)
• = ORTALAMA (B2: K21) *Bu, tüm verilerde hesaplanmalıdır, çünkü satır ortalamalarının ortalaması, tüm değerlerin ortalamasını mutlaka eşitlemez.
• = Min (N2: N21)
• = MAKS (O2: O21)
• = MEDYAN (B2: K21) * Yukarıdaki gibi aynı nedenle tüm verilerde hesaplanmıştır.

Şimdi hesaplamalar yapıldıktan sonra, stili ve biçimlendirmeyi uygulayacağız. Öncelikle, Tümünü Seç (Ctrl + A veya satır ve sütun başlıkları arasındaki hücreye tıklayın) yaparak tüm hücrelere genel sayı biçimlendirmesi uygulayın ve Ana menü altındaki “Virgül Stili” simgesini seçin..

Ardından, hem satır hem de sütun başlıklarına görsel biçimlendirme uygulayın:

• cesur.
• ortalanmış.
• Arka plan dolgu rengi.

Ve nihayet, toplamları bazı stil uygulayın.

Her şey bittiğinde, veri sayfamız şöyle görünür:

Sonuçlardan memnun olduğumuz için, makro kaydını durdurun.

Tebrikler - Az önce bir Excel makrosu oluşturdunuz.

Yeni kaydedilen makroyu kullanmak için Excel Çalışma Kitabımızı makro etkin bir dosya biçiminde kaydetmeliyiz. Ancak, bunu yapmadan önce, önce mevcut tüm verileri temizlememiz gerekir, böylece şablonumuza gömülmeyecektir (bu şablonu her kullanışımızda olduğu gibi, en güncel verileri alacağız).

Bunu yapmak için tüm hücreleri seçip silin..

Veriler şimdi silindiğinde (ancak yine de Excel dosyasına dahil olan makrolar), dosyayı makro etkin bir şablon (XLTM) dosyası olarak kaydetmek istiyoruz. Bunu standart bir şablon (XLTX) dosyası olarak kaydederseniz makroların kullanacağını unutmayın. değil ondan kaçabilmek. Alternatif olarak, dosyayı, makroların çalışmasına izin verecek eski bir şablon (XLT) dosyası olarak kaydedebilirsiniz..

Dosyayı şablon olarak kaydettikten sonra devam edin ve Excel'i kapatın.

Excel Makrosu Kullanma

Yeni kaydedilen bu makroyu nasıl uygulayabileceğimizi göstermeden önce, genel olarak makrolarla ilgili birkaç noktanın ele alınması önemlidir:

• Makrolar zararlı olabilir.
• Yukarıdaki noktaya bakın.

VBA kodu aslında oldukça güçlüdür ve mevcut belgenin kapsamı dışındaki dosyaları yönetebilir. Örneğin, bir makro Belgelerim klasörünüzdeki rasgele dosyaları değiştirebilir veya silebilir. Bu nedenle, sizi temin etmek önemlidir. sadece makroları güvenilir kaynaklardan çalıştır.

Veri formatı makromuzu kullanmak için, yukarıda oluşturulan Excel Şablonu dosyasını açın. Bunu yaptığınızda, standart güvenlik ayarlarının etkin olduğunu varsayarsak, çalışma kitabının üstünde makroların devre dışı olduğunu belirten bir uyarı göreceksiniz. Kendi oluşturduğumuz bir makroya güvendiğimizden, 'İçeriği Etkinleştir' düğmesini tıklayın.

Daha sonra, bir CSV'den en son veri kümesini içe aktaracağız (bu, makroyu oluşturmak için kullanılan çalışma sayfasının kaynağıdır).

CSV dosyasının içe aktarılmasını tamamlamak için Excel'in doğru şekilde yorumlayabilmesi için birkaç seçenek belirlemeniz gerekebilir (örneğin, sınırlayıcı, mevcut başlıklar, vb.).

Verilerimiz içe aktarıldıktan sonra, sadece Makrolar menüsüne gidin (Görünüm sekmesinin altında) ve Makroları Görüntüle'yi seçin..

Çıkan iletişim kutusunda, yukarıda kaydettiğimiz “FormatData” makrosunu görüyoruz. Seçin ve Çalıştır'a tıklayın.

Çalıştırdıktan sonra, imlecin birkaç saniye boyunca etrafta zıpladığını görebilirsiniz, ancak olduğu gibi manipüle edilen verileri göreceksiniz kesinlikle kaydettiğimiz gibi. Her şey söylendiğinde ve yapıldığında, orijinalimiz gibi görünmelidir - farklı veriler hariç.

Kaputun Altına Bakmak: Makro Çalışmasını Ne Yapar?

Birkaç kez bahsettiğimiz gibi, bir makro Visual Basic for Applications (VBA) koduyla çalıştırılıyor. Bir makroyu “kaydettiğinizde”, Excel aslında yaptığınız her şeyi kendi VBA talimatlarına çeviriyor. Basitçe söylemek gerekirse - Excel kodu sizin için yazdığından herhangi bir kod yazmak zorunda değilsiniz.

Makromuzu çalıştıran kodu görüntülemek için, Makrolar iletişim kutusundan Düzenle düğmesini tıklayın..

Açılan pencerede, makroyu oluştururken yaptığımız işlemlerden kaydedilen kaynak kodu görüntülenir. Elbette bu kodu düzenleyebilir veya tamamen kod penceresinin içinde yeni makrolar oluşturabilirsiniz. Bu makalede kullanılan kayıt işlemi çoğu ihtiyaca uygun olsa da, daha yüksek düzeyde özelleştirilmiş eylemler veya koşullu eylemler kaynak kodunu düzenlemenizi gerektirir.

Örneğimizi bir adım öteye götürmek…

Varsayım olarak, kaynak veri dosyamızın, data.csv dosyasının, dosyayı her zaman aynı konuma kaydeden otomatik bir işlem tarafından üretildiğini varsayalım (örneğin, C: \ Data \ data.csv her zaman en yeni veridir). Bu dosyayı açma ve alma işlemi de bir makroya kolayca yapılabilir:

1. “FormatData” makomuzu içeren Excel Şablonu dosyasını açın..
2. “LoadData” adlı yeni bir makro kaydedin..
3. Makro kayıt ile normalde yaptığınız gibi veri dosyasını alın.
4. Veri alındıktan sonra makroyu kaydetmeyi bırakın.
5. Tüm hücre verilerini silin (tümünü seçip silin).
6. Güncellenmiş şablonu kaydedin (makro özellikli bir şablon formatı kullanmayı unutmayın).

Bu yapıldığında, şablon her açıldığında iki makro olacaktır - biri verilerimizi yükleyen, diğeri onu biçimlendiren.

Ellerinizi biraz kod düzenleme ile kirletmek istiyorsanız, bu eylemleri “LoadData” tarafından oluşturulan kodu kopyalayıp “FormatData” dan kodun başına ekleyerek kolayca tek bir makroda birleştirebilirsiniz..

Bu Şablonu İndir

Size kolaylık sağlamak için, bu makalede üretilen Excel şablonunun yanı sıra oynamanız için örnek bir veri dosyası ekledik.

Nasıl Yapılır Geek'ten Excel Makro Şablonunu İndirin