Word Belgenizi Toplu Dağıtım İçin Hazırlayın
Bu konuk makalesi, DemoGeek teknoloji sitesinin arkasındaki inek Askar tarafından yazılmıştır..
Bir ekip üzerinde çalışıyorsanız veya müşterilerinizle ilgileniyorsanız, belgelerinizi doğru şekilde dağıttığınızdan emin olmak isteyebilirsiniz, böylece belgedeki bilgilerin doğru hedef kitleye ulaşması ve bilgilerin gizliliğine saygı duyulması gerekir..
Word 2007, Word belgenizi bir grup insana ve hatta belirli bir güvenilirlik faktörü olan herhangi bir bireye uygun dağıtım için resmi olarak hazırlayabileceğiniz bir özelliğe sahiptir..
Hazırlık
Word 2007'yi başlatın ve belgeyi istediğiniz şekilde oluşturun.
Belgeden memnun olduğunuzda ve dağıtmaya hazır olduğunuzda, e-posta uygulamasına girmeden önce bir süre bekleyin ve belgenin dağıtıma hazır olmasını sağlamak için bu basit adımları izleyin. Bu adımların yalıtıldığını ve bunun ne anlama geldiğini, takip etmek istediğiniz adımları seçip seçebileceğinizi unutmayın..
Tıkla Ofis düğmesi ve “tıklayınHAZIRLAMA”Menü seçeneği. Görmeniz gereken 7 farklı seçenek var. Bu seçeneklerin her birini açıklayacağım, böylece dağıtım gereksinimleriniz için doğru seçenek kombinasyonunu seçebilir ve seçebilirsiniz..
Döküman özellikleri
Listedeki ilk kişi “Özellikleri' Belge hakkında meta veri bilgileri girebileceğiniz seçenek.
Belge yazarının adını, unvanını, konusunu, anahtar kelimeleri, kategoriyi, durumu ve yorumları girebilirsiniz..
Bunlardan bazıları Dosya >> Özellikleri diyalog.
Belgeyi sonlandırdığınızda, bu özellikleri göremeyeceğinizi, ancak o zamana kadar özellikleri açmadan önce belgeyle ilgili bir fikir edinmek için özellikleri belgenizle ilişkilendirebileceğinizi unutmayın..
Belgeyi Denetle
Listedeki ikinci seçenek “Belgeyi Denetle”Seçeneği. Belgenizi dağıtma hazırlığının bir parçası olarak belgeyi yorumlar, revizyonlar, revizyon işaretleri, mürekkep ek açıklaması için inceleyebilirsiniz. Gizli meta veriler veya belge ile kaydedilen herhangi bir kişisel bilgiyi inceleyebilirsiniz. Belge ile kaydedilen herhangi bir özel XML verisini inceleyebilirsiniz. Ayrıca üstbilgiler, altbilgiler ve filigranlarla ilgili bilgileri inceleyebilirsiniz. Son olarak, belgedeki gizli metinleri de inceleyebilirsiniz..
Belgeyi dağıtmadan önce ve “denetlemek”Butonu Word dokümanı inceleyecek ve incelemesinde bulduğu her şeyi size bildirecektir..
Dikkat etmeniz gereken maddeler ünlem işareti ile işaretlenir ve isterseniz tekrar kontrol etmeyi seçebilirsiniz.
Belgeyi Şifrele
Listede üçüncü olan “Belgeyi Şifrele”Seçeneği. Dokümanın yalnızca güvendiğiniz belirli kişiler tarafından görüntülenmesini istiyorsanız bu seçeneği seçin. Belgeyi seçtiğiniz bir şifre ile şifrelemenize izin verir ve kullanıcıların belgeyi görebilmesi için bu şifreyi girmeleri gerekir..
Gruba dağıtabileceğiniz bir şifre seçin. Tavsiyem, kişisel olarak kullandığınız bir şifreyi değil, çevrimiçi hesaplarınıza veya şahsen kullandığınız hassas hesaplara ulaşmak için kimsenin kullanamayacağı bir şifre seçmektir..
Şifreyi bir kez daha onaylayın. Parolalar büyük / küçük harf duyarlıdır ve unutursanız şifreyi kurtarmanın bir yolu olmadığından ve şifreyi unutursanız dosyayı açmanın bir yolu olmadığından, şifreyi koruduğunuzdan / hatırladığınızdan emin olun..
Şifreledikten sonra, bu seçeneğin şifreli olduğunu belirtmek için menü seçeneğinin arka plan renginin küçük olduğunu görebilmeniz gerekir..
Dağıtım grubunuzdaki kişiler şifreli bir belge açmaya çalıştıklarında, şifre girmeleri istenir.
Parola olmadan dokümanı hiçbir zaman açamazlar.
İzni Kısıtla
Listede dördüncü olan “İzni Kısıtla”Seçeneği. İnsanların belge ile yapabileceklerini sınırlandırmak için “İzni Sınırla” seçeneğini kullanabilirsiniz. Belge hassassa, belgeyi düzenlemelerini, kopyalamasını ve yazdırmasını kısıtlamak için “İzinleri Sınırla” seçeneğini kullanabilirsiniz..
Kısıtlama İzni, kısıtlamaları uygulamak için Windows Rights Management istemcisini kullanır..
Yüklemeniz istenebilir Windows Hak Yönetimi aracı. Endişelenme, devam et ve kur, güvenilir kaynaktan. Kurulduktan sonra, kişilerin belge ile neler yapabileceğini yapılandırabilmeniz gerekir..
Dijital İmza Ekleme
Listedeki beşinci “Dijital İmza Ekleme”Seçeneği. Dijital İmzalar, belgenin bütünlüğünü sağlar. Dijital İmzaları bir kağıt imzası olarak düşünün ancak kolaylık olması için elektronik olarak yapılır. Bir belgenin dijital imzası olduğunda, belgenin bütünlüğünü ve güvenini belirtir. Belgeyi çok büyük bir kitleye dağıtıyorsanız, bu kullanışlı olacaktır..
Tıkla "Dijital İmza Ekleme”Seçeneği ve Word, Office Pazarı'nda Dijital İmza sağlayıcılarını aramak için yukarıdaki iletişim kutusunu sorar.
Office Online Marketi'nde, belgeyi imzalamak için kullanabileceğiniz bir Dijital İmza sağlayıcısı bulabilmeniz gerekir..
Uyumluluk Denetleyicisini Çalıştır
Son seçeneğe geçelim: “Uyumluluk Denetleyicisini Çalıştır" ilk. Word 2007'ye özgü herhangi bir özellik kullandıysanız ve kitlenizin Word'ün eski sürümlerini kullanıyor olabileceğinden şüpheleniyorsanız, belgenizin tüm izleyiciler tarafından okunabilmesini sağlamak için Uyumluluk Denetleyicisi'ni çalıştırmak isteyebilirsiniz..
Word 2007 önceden tanımlanmış bir dizi uyumluluk kontrolü yürütecek ve herhangi bir uyumluluk sorunu bulursa, belgeyi dağıtmadan önce son adıma geçmeniz uygun değilse, bunları yukarıdaki iletişim kutusunda listeleyecektir..
Final olarak işaretle
Belgeyi gruba dağıtmadan önce bu, takip etmek istediğiniz son adım olmalıdır. Adından da anlaşılacağı gibi, bu işlem belgeyi tüm dağıtım için ayarlanmış olarak işaretler.
Bu, belgedeki önemli değişiklikleri yaptığından, belgeyi son olarak işaretlemek istediğinizden emin olmanız istenir.
Bir belge Final olarak işaretlendiğinde, belge düzenlenemez ve kanıt okumaları, yorumlar vb..
Sonlandırılmış Belgeler, durum çubuğunda, bir kağıdın üzerinde lastik iz bırakmaya benzeyen yeni bir simge alır.
Dağıtım için hazırlanmış bir belgeyi almak, bir belgeyi büyük bir gruba dağıtırken yaptığınız kesin hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Tüm adımları takip etmeniz gerekmez; bunun yerine hangisini istediğinizi / tercih ettiğinizi seçebilir ve seçebilirsiniz. Word 2007, dağıtım için bir belge hazırlarken yapmasını istediğiniz şeyi yapacak kadar esnektir.
Umarım bunu faydalı bulursunuz ve Word 2007'nin bir belgeyi dağıtımdan önce uygun şekilde sonlandırma yeteneğini kullanırsınız. Herhangi bir sorunuz veya yorumunuz varsa lütfen yorumlarda bana bildirin.
