Microsoft Outlook 2013'e Yeni Başlayanlar Kılavuzu

Birçoğumuz organizasyon ve üretkenliği arzu ediyoruz. Zaten Microsoft Office kullanıyorsanız, bu özlemden kurtulmak için zaten en üst düzey araca sahipsiniz: Outlook 2013.

Outlook, yalnızca belirgin e-posta becerileri için değil, aynı zamanda takvim oluşturma, görevler ve iletişim yetenekleri için de birçok kuruluşta hayati öneme sahiptir. Tipik bir şirket Outlook'u bir Exchange sunucusuna bağlayabilir ve herkes aynı adres defterini ve takvimleri paylaşabilir, böylece kurumsal düzeyde işbirliği için mükemmel bir araç olur.

Ne yazık ki, çoğu insan evlerinde kurulmuş bir Exchange sunucusuna sahip değildir ve muhtemelen ne olduğunu bile bilmemektedir. Ancak sorun değil, Outlook aynı şekilde evdeki bilgisayarınızda da çalışıyor ve bu kadar güçlü bir verimlilik aracı yapan tüm özellikleri sunmaya devam ediyor: e-posta, görevler, randevular, adres defterleri ve çok daha fazlası!

Outlook ile Çalışma - Küçük Bir Astar

Outlook ilk açtığınızda sizi şaşırtmayacak. Tüm amaç ve amaçlar için, Microsoft Office ekosistemindeki bir başka uygulama ve bu nedenle, birkaç tanıdık öğeye sahip olacak..

Bununla birlikte, diğer popüler Office uygulamalarından farklı olarak, Outlook büyük ölçüde farklı işlevlerinin etrafında kuruludur - Word öncelikle metin belgeleri oluşturmak içindir, Excel tamamen elektronik tablolarla ilgilidir, PowerPoint sunum yapar - ancak Outlook birçok şapkadan oluşan bir uygulamadır.

Outlook'un varsayılan görünümü gelen kutusudur, üst kısımda ekran görünümünden tasarruf etmek için bu görünümde gizlenen Şerit bulunmaktadır..

Onları sevin veya onlardan nefret edin, Kurdela Office'in her yerinde. Varoluşlarının nispi değerleri üzerinden daha fazla zaman geçirmemize gerek yok, açıkçası burada kalmak için buradalar. Bununla birlikte, Şeridi hızlıca gizlemek veya göstermek istiyorsanız, yalnızca CTRL + F1 tuşlarını kullanın..

Üstteki menü fonksiyonlarından herhangi birine tıkladığınızda, Şerit gösterir ve fonksiyonları ve araçları seçebilirsiniz. Şeridin kalmasını istiyorsanız, “CTRL + F1” tuşunu kullanabilir veya sağ alt köşedeki küçük raptiye simgesine tıklayabilirsiniz..

Şerit üzerindeki Giriş sekmesi, bulunduğunuz moda bağlı olarak bağlamsal olarak değişir. Yukarıdaki ekran görüntüsünde Posta seçeneklerimizi görüyoruz..

Aşağıda, Giriş sekmesi, Takvimin seçeneklerini yansıtacak şekilde değişmiştir. Şeritli tutturulmuştur, böylece tekrar daraltmak istediğinizde raptiye bir ok olarak değişmiştir (veya “CTRL + F1” kullanın)..

Kalan Şerit sekmeleri - Gönder / Al, Klasör, Görünüm ve tabii ki Dosya - içinde bulunduğunuz mod için hepsi büyük ölçüde tutarlıdır. Bir sonraki bölümde bunların tümüne daha yakından göz atacağız..

Modlar arasında nasıl geçiş yapacağınıza ve görünümünüzü nasıl değiştireceğinize hızlıca bir göz atalım. Sol kenar boyunca, klasör bölmesini görürsünüz. Bu bölmenin altında Outlook'un modlarına kısayollar. Bu örnekte, Gelen Kutusu, Takvim, Kişiler, Görevler vb. Simgeleri görüyorsunuz..

Gezinti bölmesinin üstündeki oka tıklarsanız, e-posta hesabınız için klasör ağacını görüntüleyen bölmeyi genişletir.

Benzer şekilde, Takvim moduna geçerseniz, uygulanabilir görünümü klasör bölmesinde görürsünüz..

Notes, Klasörler ve Outlook kısayolları gibi diğer Outlook modlarına erişmek için üç noktaya tıklayın. “Gezinme Seçenekleri” ni seçin ve gezinti öğelerinin göründüğü sırayı değiştirebilirsiniz..

“Kompakt Navigasyon” özelliğini kapatmak, daha büyük çözünürlüklü ekranlara sahip kullanıcılara hitap edecektir. Ayrıca kaç öğenin göründüğünü ve göründüğü sırayı da artırabilir veya azaltabilirsiniz..

Gönder / Al

Gönder / Al sekmesi özellikle Gelen Kutusu işlevlerine yöneliktir, ancak aynı işlevlere sahip olmasalar da diğer modlarda (Takvim, Görevler vb.) Görünecektir..

Örneğin, burada, Sunucu bölümünü engelleyen Takvimin Gönderme / Alma sekmesini görüyoruz..

Ne tür bir posta protokolü kullandığınıza bağlı olarak (ilk ekran görüntüsünde, bir IMAP hesabıyla çalışıyoruz), yalnızca başlıkları indirme ya da indirilecek mesajları işaretleme / işaretini kaldırma seçeneğiniz olabilir veya olmayabilir..

Gönderme / Alma seçenekleri bu nedenle e-posta hesaplarınızı nasıl kurduğunuza bağlıdır, ancak uzun lafın kısası: IMAP'ı şiddetle tavsiye ediyoruz.

Klasör

Genel olarak, Klasör sekmesi, Takvim hariç olmak üzere, tüm modlarda oldukça tutarlıdır. Aşağıda, her türlü klasör yönetimini yapmanıza olanak sağlayan Gelen Kutusu Klasörü sekmesini görüyorsunuz (bir IMAP hesabı kullanmıyorsanız, IMAP sekmesini görmezsiniz).

Otomatik Arşiv Ayarları düğmesi, gelen kutunuzun eski postaları otomatik olarak arşivlemesini gerçekten etkilemediğinden biraz kafa karıştırıcıdır. Posta ayak izinizi küçük ve yönetimi daha kolay tutmak istiyorsanız, seçenekleri açmanız ve oradaki Otomatik Arşiv ayarına katılmanız gerekir. Seçenekler'i açın ve “Gelişmiş” kategorisini seçin.

Otomatik Arşiv seçeneğini belirledikten sonra, Şeritte verenden çok daha yararlı bir iletişim kutusu açmak için “Otomatik Arşiv Ayarları…” düğmesini tıklayın..

Belirttiğimiz gibi, Klasör sekmelerinin çoğu, takvime özgü işlevler sağlayan Takvim dışında, Outlook'ta oldukça tutarlıdır. Örneğin, klasörleri kopyalamaz veya taşımazsınız, takvimleri kopyalar veya taşırsınız, vb..

Çoğunlukla, gelen kutunuzla ilgili olarak çok fazla klasör yönetimi yapacaksınız, çünkü açık bir şekilde e-postalarınız iyi bir klasör yapısına ve organizasyonuna sahip değilseniz hızlı bir şekilde hantal ve ezici olabilir..

Görünüm

Görünüm seçenekleri aşağıdaki temel işlevleri içerir. Bu, Gelen Kutusundan görüldüğü gibi Görüntüle sekmesidir..

Hatırlatmalarınızı kontrol etmek için dilediğiniz zaman açabileceğiniz Hatırlatıcılar Penceresi düğmesini, örneğin bir tanesini kaçırmış veya hiç düşünmeden reddetmiş olmalısınız. Gösteren herhangi bir hatırlatıcı varsa, her birini reddetmeyi, erteleme düğmesine basmayı ya da tek seferde her şeyi reddetmeyi seçebilirsiniz..

Diğer Görünüm sekmeleri, moda göre değişir. Aşağıdakiler, geçerli görünüm, düzenleme, renk ve mizanpajı değiştirme yeteneği ekleyen Takvim'e atfedilir. Yine, Mizanpaj bölümü Outlook'ta aynı şeyleri yapar, ancak bunun evrensel olmadığını not etmek önemlidir, bu nedenle Görevler veya Takvim veya E-posta modlarında etkinleştirdiğinizlerin tüm uygulama boyunca çoğaltılmayacağını unutmayın..

Ayrıca, Düzenleme bölümüne dikkat etmek önemlidir. Düzenleme bölümünün Görevler modunda göründüğü gibi. Maksimum etki için Görevler görünümünü nasıl sıralayabilir ve değiştirebileceğinizi fark edin.

Tercihlerinize göre Görüntüle sekmesini kullanmak, zaman içinde arttıkça ve arttıkça bilgileri hızla kesmenize ve sıralamanıza olanak sağlar. Takviminiz boş kalmayacak, görevleriniz çoğalacak, postalar toplanacak ve bu nedenle farklı düzenlemeler ve düzenler kullanmak, körü körüne atmak yerine çok daha verimli olmanıza yardımcı olabilir.

İşlev Şeritleri

Şimdi seçeneklerinin fonksiyondan fonksiyona nasıl değiştiğini tartışalım. Temel bir e-posta iletisine dokunmak, ekler, etiketler eklemek ve metninizi biçimlendirmek için ihtiyacınız olan her şey burada. Aşırı derecede karmaşık bir şey yok ve inanılmaz bir e-posta mesajı üretebilmelisiniz.

Bunu, bir görevi başlatarak veya açarak erişilebilen Görev Şeritiyle karşılaştırın. Mesaj Şeridinden ne kadar farklı olduğunu görmek için bir dakikanızı ayırın.

Bunu, Ekle sekmesiyle karşılaştırın. Ekle sekmesi Outlook boyunca statiktir; aynı seçenek ve işlevleri kullanarak mesajınızın, görevinizin, takvim etkinliğinin vb. İçeriğini etkileyebilirsiniz..

E-posta mesajları, epeyce kullanışlı özelliklere sahip bir Seçenekler sekmesi ekler. Sizin için yararlı olabilecek ya da olmayabilir Temaların ötesinde, BCC (alıcıları e-posta başlığından gizlemek istediğinizde kör karbon kopya) seçeneği ve İzleme işlevleri bulunur. Genel olarak, burada kritik öneme sahip hiçbir şey yoktur, ancak bir teslimat isteğinde bulunmanız veya bir makbuz okumanız gerekirse, Seçenekler sekmesi gidilecek yer.

Metni Biçimlendir sekmesi, hangi işleve girdiğiniz önemli değildir ve konuşulacak pek bir şey yoktur. Bu sekme, Word'de bulunan biçimlendirme işlevlerine çarpıcı bir benzerlik gösterir, bu nedenle Word'ü belge yazmak ve biçimlendirmek için kullanırsanız, bu denetimler muhtemelen size aşina olacaktır..

Son olarak, Gözden Geçirme sekmesi “sadece davada” sekmenizdir. Yazım ve dilbilginizi kontrol etmek, daha iyi bir kelime bulmak ve e-posta / görev / toplantınızda kaç kelime olduğunu bulmak için bu sekmenin yazım denetleme araçlarını kullanabilirsiniz..

İnceleme sekmesi, Outlook uygulaması boyunca aynıdır. Dil işlevlerini içerdiğine dikkat edin, burada dil tercihlerinizi ve prova tercihlerinizi belirleyebilirsiniz. Yabancı bir ortağa danışıyor veya bir başkası başka bir dilde metin gönderiyormuş gibi çevirileri de yapabilirsiniz..

Bu, Outlook'taki diğer işlevsellik için büyük ölçüdedir. Açıkçası, birçok özelliğin üzerinden geçtik, ancak Şerit sisteminin doğasını anladığınızda bunu hissediyoruz. Bir işlevi kullanmak istediğinizde, nereye bakacağınızı bilirsiniz..

E-posta Hesabınızı Otomatik ve Manuel Olarak Ayarlama

Bir e-posta hesabını otomatik ve manuel olarak ayarlamayı kısaca tartışalım. Outlook'u ilk başlattığınızda, bir hesap açmanız sizi zorlayacak.

Bir seçeneğiniz var, Outlook'u hemen bir e-posta hesabıyla ayarlayabilir veya bu bölümü atlayıp daha sonra bir hesap ekleyebilirsiniz..

“Hayır” ı seçerseniz, bir uyarı mesajı temel olarak size en azından bir e-posta hesabı olmadan Outlook’un oldukça yetersiz olduğunu söyleyecektir. Elbette, görevleri, notları izlemek, takvimi tutmak ve diğer şeyleri izlemek için yine de kullanabilirsiniz, ancak Outlook gerçekten e-posta merkezli bir deneyimdir..

Bunu göz önünde bulundurarak, bir e-posta hesabıyla Outlook'u kurarız. Hesabınızla ilgili bazı gerekli bilgileri gireceğiniz ve uygulamanın ayarları otomatik olarak algılamaya çalışacağı başlangıçta otomatik olarak bunu deneyebilirsiniz.

Bazen bu işe yarıyor, yapmadığı bir şey. Eğer öyleyse, o zaman kazanırsınız ve bir sonraki bölüme geçebilirsiniz. Olmazsa veya ek bir sunucu tipi kurmanız gerektiğini biliyorsanız, “Manuel kurulum” seçeneğini seçin ve devam etmek için “İleri” ye tıklayın..

Çabukluk uğruna, otomatik yöntemi kullanarak önceden varolan bir hesap oluşturacağız. Manuel yöntemleri biraz sonra açıklayacağız. Manuel olarak bir hesap oluşturmanız gerekiyorsa, o bölümden atlamanızı öneririz. Bu arada, yalnızca bir Outlook.com hesabı kullandık, şifremizi sağladık ve aşağıdaki sonucu görüyorsunuz.

Bir Outlook.com kullanmak çok kolay bir yöntemdir, Microsoft'a ait olmayan bir posta kurmak istiyorsanız, muhtemelen el ile yapılandırmanız gerekir. Bunu nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, Outlook'u belirli bir e-posta ile nasıl ayarlayacağınızı aramanızı öneririz..

Bu, bizim kolay örneğimizde “Son” u tıkladığımızı ve Outlook'un parlak, yeni gelen kutumuza açıldığını söyledi..

Manuel Hesap Kurulumu

Artık Outlook'un temel özelliklerini iyi bir şekilde kavradığınıza göre, daha sonra e-posta hesaplarının nasıl ayarlanacağına dönüp tartışalım. Diğer birçok insan gibi ve iki ya da daha fazla e-posta hesabınız olması iyi bir şans. Neyse ki, Outlook'u POP ve IMAP dahil olmak üzere birçok farklı e-posta hesabıyla çalışacak şekilde ayarlayabilirsiniz ve kişisel olarak idare edebileceğiniz kadar çok hesaba sahip olabilirsiniz..

POP ve IMAP?

Peki, POP ve IMAP hakkında konuşmak ne demek?

POP veya Posta Ofisi Protokolü neredeyse sonsuza dek sürdü ve ISS tarafından sağlanan e-postanıza bağlanmak için istemciyi kullandıysanız ve e-posta kullandıysanız veya postanızı bir web posta hizmetinden aldıysanız, POP kullanarak bağlantı kurmuş olabilirsiniz. POP, mesajlarınızı indirmek için mükemmeldir..

Hesabınızı IMAP ile çalışmak üzere ayarlarsanız, Outlook çevrimiçi klasör yapınızı kopyalar ve bir seferde yalnızca birkaç haftalık e-postaları senkronize eder. E-postanız sunucudan kaldırılmayacaktır ve yalnızca mesaj başlıklarını indirmeyi seçebilirsiniz; bu yalnızca klasörlerinizde 1000 mesaj varsa.

Bu nedenle, eski ve eski e-postanıza para almak gibi bir şey olan POP'unuz var ve aynı gelen kutusunu çevrimiçi olarak ve çevrimdışı olarak tutmak istiyorsanız daha rafine, modern ve daha uygun IMAP var..

Söylediğimiz gibi, IMAP'ın çok daha üstün bir yöntem olduğunu düşünüyoruz..

Birden Çok E-posta Hesabı Ekleme ve Yönetme

Outlook'ta birden fazla e-posta hesabı eklemek ve yönetmek çok basittir. Yeni bir e-posta hesabı eklemek istiyorsanız, Şerit'teki “Dosya” sekmesine tıklayın ve “Hesap Ekle” düğmesine tıklayın. Otomatik Hesap Kurulumu ekranı görünecektir. Hesabınızı manuel olarak ayarlamak istiyorsanız (veya ihtiyacınız olursa), “Manuel kurulum” seçeneğini seçin ve “İleri” düğmesini tıklayın.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, hesap türleri arasındaki seçiminiz muhtemelen POP veya IMAP olacaktır ve hesabınızı biri veya diğeri olarak ayarlamak genellikle e-posta sağlayıcınız tarafından ayrıntılandırılacaktır. Diğer bir deyişle, Gmail veya Yahoo! 'Yu kullanıyorsanız veya İnternet servis sağlayıcınızın size verdiği e-postayı kullanıyorsanız, Outlook ile birlikte kullanmanız gereken özel talimatlar ve ayarlar için onlara veya İnternet'e danışmalısınız..

Öte yandan, Outlook.com veya başka bir Exchange ActiveSync tipi servis kullanıyorsanız, bu bilginin sağlanması oldukça kolay olacaktır..

Hesaplarınızı ekledikten sonra, onları yönetmeniz gerekirse, Dosya sekmesinde bulunan Hesap Bilgileri sayfasının üstündeki açılır seçiciden uğraşmak istediğiniz hesabı seçebilirsiniz..

“Hesap Ayarları” ve “Hesap Ayarları” nı tekrar tıklayın. Ortaya çıkan pencereden yeni bir hesap oluşturabilir, mevcut bir hesabı onarabilir, kaldırabilir, varsayılan olarak ayarlayabilirsiniz (eğer birden fazla varsa) ve elbette gerekirse herhangi bir ayarı değiştirebilirsiniz.

Burada bir Outlook.com hesabı için ayarları görüyoruz. Yapabileceğimiz pek bir şey yok, ancak şifrenizi yakın zamanda değiştirdiyseniz, kısa sürede düzeltebilirsiniz..

Aşağıda, Google tarafından sağlanan ayarlara göre elle yapılandırılmış bir IMAP kurulumu verilmiştir..

Whoa, orada çok daha fazlası var ve sunucu bağlantı noktalarına alışmak için “Daha Fazla Ayar…” bölümüne girmemiz bile gerekiyor..

Unutma, bu tür şeyleri sadece bir kez yapmak zorundasın, sonra unut gitsin. Daha sonra bir şifreyi değiştirmezseniz veya bir hesap eklemek / kaldırmak istemiyorsanız, e-posta hesabı ayarlarıyla işiniz etkili bir şekilde sona erer..

Outlook’a Gmail IMAP hesapları ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, bu konuda size yardımcı olacak kullanışlı bir rehberimiz var..

Hazır, Ayarla, E-posta!

Sadece Gmail veya sadece Yahoo! Kişisel, profesyonel ve / veya iş hesabı gibi birkaç e-posta hesabı kullanıyorsanız, Outlook gibi bir posta istemcisine sahipseniz, hesaplar arasında geçiş yapmayı, randevuları takviminize eklemeyi veya görevleri yönetmeyi ortadan kaldırabilir.

Gerçek, uygulanabilir, hepsi bir arada bir verimlilik çözümü ve Microsoft'un Office paketi üzerindeki yenilenen odağı dikkate alındığında birçok kullanıcının günlük rutinlerinin önemli bir parçası olmaya devam ediyor.

E-posta hesaplarınız ayarlandıktan ve hazır olduktan sonra, Outlook'u kullanmaya ve tüm işlevlerini keşfetmeye başlayabilirsiniz. Muhtemelen kullanımı oldukça kolay bulacaksınız ve Geek'in nasıl yapılacağı hakkında daha fazla makalede veya tartışma forumumuzu sorarak, Geek'in Geek'e yardım edebileceği çok daha fazla şey var..