Önemli Outlook Mesajlarının Öne Çıkması için Koşullu Formatlamayı Kullanma
Outlook, klasör ekleme ve kaldırma, sütun ekleme veya kaldırma ya da mesajları gruplama ve sıralama gibi birçok şekilde düzenlemenizi sağlar. Ayrıca, Outlook'un iletilerini özelliklerine göre (gönderen, konu satırı veya zaman damgası gibi) farklı şekillerde göstermesini sağlamak için kurallar uygulayabilirsiniz. Bu denir koşullu biçimlendirme. Nasıl çalıştığına bir göz atalım.
Güncelleştirme: Okurlarımızdan biri koşullu biçimlendirmenin yalnızca Outlook'un Windows sürümünde kullanılabildiğine dikkat çekti değil macOS sürümü. Sağol Christy!
Başlamak
Koşullu biçimlendirme ayarlamaya başlamak için, Görünüm> Görünüm Ayarları seçeneğine gidin..
Gelişmiş Görünüm Ayarlarına, klasör başını sağ tıklatarak ve “Görünüm Ayarları” komutunu seçerek de erişebilirsiniz..
Gelişmiş Görünüm Ayarları penceresi, klasör görünümünü özelleştirmenizi sağlar. “Koşullu Biçimlendirme” düğmesini tıklayın.
Bu, mesajların nasıl biçimlendirileceğine ilişkin farklı kurallar belirlemek için kullanacağınız Koşullu Biçimlendirme penceresini size getirir.
“Bu görünüm için kurallar” listesinde görüntülenen öğeler, özelleştirilmiş bir klasör görünümüyle gelen varsayılan kurallardır. Örneğin, “Okunmamış mesajların” koyu, mavi Segoe UI yazı tipinde 11 punto ile görüntülendiğini görebilirsiniz.
Kurallar Nasıl Çalışır?
“Kurallar”, bir iletinin biçimlendirmeyi uygulamak için Outlook için yerine getirmesi gereken koşullardır. Varsayılan kurallarda, örneğin “Okunmamış Mesajlar” kuralı, bir mesaj okunmamış olarak işaretlendiğinde etkinleştirilir. Bu kural etkinleştirildiğinde, Outlook'u görüntülemek için koyu, mavi, 11 punto Segoe UI yazı tipini kullanır.
Outlook, listenin başından itibaren kuralları uygular. Listedeki daha yüksek kurallar, daha düşük kurallara göre önceliklidir. Bu pratikte nasıl çalışır? Diyelim ki listenin başında yazı tipini yeşile değiştiren, diğeri yazı tipini kırmızıya çeviren iki kural daha var. Bir mesaj her iki kuralın koşullarını karşılıyorsa, yazı tipi yeşile dönecektir çünkü listedeki kural daha yüksektir - yazı tipini kırmızıya ayarlayan kural yoksayılır.
Varsayılan kurallarla, yalnızca yazı tipini değiştirebilirsiniz. Varsayılan kuralları silemez veya siparişi taşıyamaz veya kuralın koşullarını değiştiremezsiniz. Varsayılan kuralları, "Bu görünüm için kurallar" listesindeki işaretini kaldırarak olsa da kapatabilirsiniz..
Yeni Kural Nasıl Eklenir
Koşullu Biçimlendirme penceresinde, “Ekle” düğmesini tıklayın. Listeye “Adsız” adlı yeni bir kural eklenecektir. Kuralınıza bir ad verin ve ardından "Koşul" düğmesini tıklayın.
Filtre penceresi, postanın biçimlendirilmek üzere karşılanması gereken koşul veya koşullara karar vermenizi sağlar.
Burada basit bir örnek kullanacağız ve “Rob Woodgate” tarafından gönderilen ve Konu alanına “Outlook” kelimesini içeren mesajları aramasını sağlayacağız..
Bunu yapmak için, önce adres defterini açan “Kimden” düğmesine tıklayın ve bir kişi seçin..
Sonra “Outlook” kelimesini “Kelime Arama” alanına ekleyerek “Sadece Konu” seçeneğinin “Giriş” açılan listesinden seçildiğinden emin olduk. İşiniz bittiğinde “Tamam” ı tıklayın.
Koşullu Biçimlendirme'de “Yazı Tipi” düğmesine tıklayın..
Ayarladığımız filtreye uyan mesajları mor ve koyu olarak göstereceğiz. Sizinkini istediğiniz gibi ayarlayın, “Tamam” düğmesini tıklayın, Koşullu Biçimlendirme penceresini kapatmak için tekrar “Tamam” ı tıklayın ve ardından Gelişmiş Görünüm Ayarları penceresini kapatmak için bir kez daha.
Kurallar hemen uygulanır. Aşağıda, şartlarımızı karşılayan iletilerin artık koyu ve mor olduğunu görebilirsiniz..
Bu sadece basit bir örnektir - çok karmaşık olanları bile ekleyebilirsiniz. Filtre penceresine geri döndüğünüzde, seçebileceğiniz ek koşulları görmek için “Diğer Seçenekler” sekmesine geçebilirsiniz..
Burada aşağıdakilerle ilgili bir mesaj eşleştirmeyi seçebilirsiniz:
- Belirli bir kategoriye atandı
- Okundu veya okunmadı
- Ekleri var veya ekleri yok
- Yüksek, normal veya düşük öncelik olarak işaretlenir
- Sizin tarafınızdan, başkaları tarafından, hiç kimse tarafından işaretlenmemiş veya eksiksiz olarak işaretlenmiştir.
- Aradığınız metnin durumla eşleşmesi gerekiyor
- Belirli bir boyuttan daha büyük veya daha küçük veya iki boyut arasında belirli bir boyut
“Gelişmiş” sekmesine geçin; karmaşık koşullar oluşturabilirsiniz..
Gelişmiş sekmesi, Outlook'un herhangi bir yerinden herhangi bir alanı seçmenize ve eşleştirmek istediğiniz koşulu seçmenize olanak sağlar. Bu, göndereni tam bir adresle eşleştirmek gibi oldukça basit olabilir, ancak aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçeneğiniz vardır. Kuralınızın, aldığınız e-postalarla eşleşmesini istediğinizi varsayalım. “Alan” düğmesini tıklayın, “Tarih / Saat Alanları” nın üzerine gelin ve ardından “Alındı” seçeneğini tıklayın..
Durumunuzu seçmek için "Durum" açılır menüsünü tıklayın.
Seçenekler beklediğinizden çok daha büyük:
- İstediğin zaman
- Dün
- Bugün
- Yarın
- Son 7 gün içinde
- Önümüzdeki 7 gün içinde
- Geçen hafta
- Bu hafta
- Gelecek hafta
- Geçen ay
- Bu ay
- Gelecek ay
- üzerinde
- Üzerinde veya sonrasında
- Açık veya önce
- Arasında
- var
- Mevcut değil
Seçebileceğiniz diğer alanlar da benzer seçenekler sunar..
Koşulunuzu seçin, bir değer ekleyin ve “Listeye Ekle” düğmesini tıklayın.
İstediğiniz kadar listeye istediğiniz koşulları ekleyebilirsiniz. Kaç tane alanın olduğu hakkında bir fikir vermek için, işte size sadece "Tüm Posta alanları" menüsüne bir göz atın..
“Tüm İrtibat alanları” menüsünde dört seçenek sütunu var; o kadar çok mantıklı bir ekran görüntüsüne sığamadık. Bu yüzden alanların ve koşulların her birini inceleyemeyiz, ama şimdi nerede olduklarını ve nasıl kullanacaklarını biliyorsunuz.
Bir şeyi istediğiniz gibi spesifik hale getirmek için bir kuralda birden fazla koşul ayarlayabilirsiniz. Son yedi günde alınan belirli bir kişiden geliyorsa, Outlook’un konularını belirli bir kelime içerecek şekilde kırmızı bir 16pt yazı tipinde görüntüler, ve ek içeren Problem değil.
Kural Nasıl Silinir?
Bir kural oluşturduysanız ve artık istemiyorsanız, silmek kolaydır. Koşullu Biçimlendirme penceresinde, silmek istediğiniz kuralı seçin ve “Sil” düğmesine tıklayın. Yalnızca Outlook'taki yerleşik varsayılan kuralları değil, oluşturduğunuz kuralları silebileceğinizi unutmayın.
İstediğiniz kadar koşul ekleyebilir ve istediğiniz kadar kuralınız olabilir. Size daha önce göstermiş olduğumuz gibi, koşullu biçimlendirme kurallarını istediğiniz gibi ayarladıktan sonra, görünümü başka bir klasöre veya isterseniz tüm klasörlere kopyalayabilirsiniz..
