Outlook'ta Otomatik Arşiv nedir ve Nasıl Çalışır?
Posta kutusu temizleme aracını kullandıysanız, Otomatik Arşiv düğmesini görürsünüz, ancak nasıl çalıştığına ve ne yapacağına karşı dikkatli olabilirsiniz. İşte ne yaptığı ve nasıl kullanabileceğini.
Otomatik Arşiv düğmesini tıklatmak, bir işlemin Outlook'taki tüm klasörler arasında dolaşmasına ve ayarladığınız herhangi bir Otomatik Arşiv kuralını uygulamasına neden olur (endişelenmeyin, varsayılan Otomatik Arşiv kuralı hiçbir şey yapmamaktır; düğmesine tıklayarak). Ancak, eski öğelerinizi, kullanım dışı kaldıkları bir arşive taşımak istiyorsanız, AutoArchive, işlemi nasıl otomatikleştirdiğinizdir. Şimdi onu ayarlayıp çalıştıralım.
Otomatik Arşiv Nasıl Açılır
Öncelikle, Otomatik Arşiv özelliğini açmanız ve ayarlarını seçmeniz gerekir. Dosya> Seçenekler> Gelişmiş'e gidin ve ardından “Otomatik Arşiv Ayarları” düğmesini tıklayın..
“Her bir Otomatik Arşivi Çalıştır” seçeneği kapalı olduğu sürece (varsayılan), Otomatik Arşivi asla çalışmaz.
“Her Biri Otomatik Arşivi Çalıştır” seçeneğini açtığınızda, seçeneklerin tümü artık kullanılabilir durumda.
Dosya Seçenekleri'nde bir ayar penceresine sahip olan ve ardından bu ayarları manuel bir görev olarak istediğiniz herhangi bir klasörde çalıştırmanıza izin veren Klasör Temizleme'nin aksine, burada gösterilen Otomatik Arşiv ayarları varsayılan ayarlardır. Otomatik Arşiv açık olan her klasör bu varsayılan ayarları kullanabilir veya isterseniz farklı klasörler için farklı ayarlar kullanabilirsiniz. Bunu daha sonra nasıl yapacağız üzerinden geçeceğiz, fakat şimdilik, varsayılan ayarlara bakalım..
Otomatik Arşiv Nasıl Kurulur
Dikkat edilmesi gereken ilk şey, Otomatik Arşiv açıldığında, 14 günde bir çalışacak olmasıdır. Yukarı ve Aşağı oklarını kullanarak veya bir sayı yazarak bunu değiştirebilirsiniz ve 1 ile 60 gün arasında bir değer seçebilirsiniz. İki basamaklı herhangi bir sayıyı yazabilirsiniz, ancak 60'tan büyükse, “Tamam” ı tıkladığınızda Outlook bir hata mesajı görüntüler ve kaydetmeden önce değeri değiştirmeniz gerekir.
Bir sonraki seçenek olan “AutoArchive çalıştırılmadan önce sor” - AutoArchive gerçekleşmeden önce Outlook'un size bir bilgi istemi gösterme seçeneği sunar. Bu istem, ayarları gözden geçirmenizi veya AutoArchive'ın bu çalışmasını iptal etmenizi sağlar.
Ayarların geri kalanı, hangi öğelerin arşivleneceği ve arşivleme sürecinde olanlarla ilgilidir. Buradaki ilk seçenek - “Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörü)”) - son kullanma tarihi eklenmiş e-postalarla ilgilidir. Bu klasörler için AutoArchive özelliğini açsanız bile, bu görevleri veya olayları etkilemez.
Ayarların geri kalanı yalnızca e-postayla değil, tüm öğeler için geçerlidir. Bu, takvim etkinlikleri, görevler, notlar ve günlük girişleri anlamına gelir.
“Eski öğeleri arşivle veya sil” özelliğini açık bıraktığınızı varsayarsanız, varsayılan ayarlar Outlook'un 6 aydan daha eski olan öğeleri yeni, ayrı bir .pst dosyasına Arşiv (varsayılan olarak) konumuna getirmesi ve bu özelliği Outlook, istediğiniz zaman arşivlenen öğelere erişebilmenizi sağlar. “Eski öğeleri temizle” değerini 1 günden 60 aya kadar olan herhangi bir değerle değiştirebilir, öğeleri arşivlemek için farklı bir .pst dosyası seçebilir veya “Eski öğeleri kalıcı olarak sil” seçeneğini seçebilirsiniz.
Bu silme işleminin Silinmiş Öğeler klasörünü atladığı ve öğelerinizin Outlook'tan tamamen silineceği konusunda uyarılırsınız. Ayarlarınıza bağlı olarak posta sunucunuzdan hala erişebilirsiniz, ancak buna güvenmemeniz gerekir. Bu seçeneği yalnızca öğeleri sonsuza dek silmek istiyorsanız seçin.
“Tamam” a tıkladığınızda, Otomatik Arşiv açılacaktır. Bugünden başlayarak seçtiğiniz “Varsayılan Her 14 günde bir” Otomatik Arşivi Çalıştır değerine uygun olarak çalışır. Bu yüzden bir kez açıldığında oldukça hızlı çalışmasını beklemelisiniz. Testlerimizde, onu açmakla AutoArchive'ın çalışacağını bize bildiren bir uyarıyı almak arasında on dakikadan az bir zaman geçti. Otomatik Arşiv yalnızca birkaç klasörde varsayılan olarak çalışır, bu nedenle belirli klasörlerde çalışmasını istiyorsanız veya farklı klasörlerde çalışma şeklini özelleştirmek istiyorsanız, okumaya devam edin.
Farklı Klasörler İçin Otomatik Arşiv Nasıl Açılır ve Özelleştirilir
Otomatik Arşiv özelliğini açtığınızda, varsayılan olarak aşağıdaki klasörlere göre çalışır:
- Eşya gönder
- Silinmiş öğeler
- perdah makinesi
- Görevler
Başka bir klasörde çalışmasını istiyorsanız, her klasör için açmanız (veya çalıştırılmasını istemediğiniz dört klasörden birinde açmanız gerekir). Bunu, Gezinti bölmesinde klasörü sağ tıklayıp “Özellikler” i tıklatarak yapın.
Klasör özelliklerine, şeritte Klasör> Klasör Özellikleri'ni seçerek de erişebilirsiniz. (Gezinti bölmesinde görünmeyen Takvim ve Görevler gibi klasörler için, klasör özelliklerine erişmenin tek yolu budur.) Ayrıca doğrudan bir adım öteye çıkmanızı sağlayan Otomatik Arşiv Ayarlarına gitme seçeneği de vardır. Klasör Özellikleri içinde yeniden.
Klasör Özellikleri penceresinde bu klasörün ayarlarına erişmek için Otomatik Arşiv sekmesini tıklayın..
Çoğu klasör için, “Bu klasördeki öğeleri arşivleme” ayarı varsayılan olarak açık olacaktır. Bu, Otomatik Arşiv işlemi çalıştığında klasörün yok sayılacağı ve içindeki hiçbir öğenin arşivlenmeyeceği anlamına gelir. Klasörün dahil edilmesini istiyorsanız, “Varsayılan ayarları kullanarak bu klasördeki öğeleri arşivle” seçeneğini etkinleştirin.
Alternatif olarak, bu klasör için Otomatik Arşiv ayarlarının varsayılan ayarlardan farklı olmasını istiyorsanız, “Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivle” seçeneğini açın ve ayarları tercihinize göre değiştirin.
Herhangi bir noktada varsayılan ayarları kullanmak için tüm klasörleri döndürmek isterseniz, Dosya> Seçenekler> Gelişmiş> Otomatik Arşiv Ayarları'na dönüp “Bu ayarları şimdi tüm klasörlere uygula” düğmesini tıklatabilirsiniz. Bu, “Bu ayarları kullanarak bu klasörü kullanarak arşivle” ayarlı tüm klasörleri değiştirerek, “Bu klasörü kullanarak bu ayarları kullanarak varsayılan ayarları arşivle” ayarını açacaktır..
Otomatik Arşiv varsayılan ayarlarını ve klasör başına ayarları seçtikten sonra istediğiniz şekilde ayarlayın, işlemi arka planda sessizce çalışarak sizin için yer açarak ve klasörlerinizin çok şişirilmesini önleyebilir.
