Gelen Kutusu Yönetimi ve Etiketleri

Bugünkü derste, gelen kutunuzu nasıl daha iyi kategorize edebileceğinizi ve mesajlarınızı etiketlerle ve önceden tanımlanmış fakat yapılandırılabilir sekmelerle nasıl organize edebileceğinizi anlamanıza yardımcı olacağız..

OKUL GEÇİŞİ

1. Gmail’i Tanıma
2. Mobil Uygulama, Posta Oluşturma ve Sohbetler
3. Gelen Kutusu Yönetimi ve Etiketleri
4. Posta Filtreleri ve Yıldız Sistemi
5. Ekler, İmzalar ve Güvenlik
6. Davetiyeler ve Tatil Yanıtlayıcılar
7. Gmail’i Görev Listesi olarak kullanma
8. Birden Çok Hesap, Klavye Kısayolları ve Uzaktan Çıkış
9. Diğer Hesaplara Erişmek İçin Gmail Hesabınızı kullanın
10. Güç İpuçları ve Gmail Laboratuarları

Gmail hesabınız biraz buhar kazanınca ve bir sürü mesaj almaya başladığınızda, torrenti daha kolay yönetilebilir akışlara alıştırmayı öğrenmek isteyeceksiniz. Gmail'in filtreleri, gelen e-posta iletilerinizi yönetmenize olanak tanır, daha az önemli e-postalarınızı yoldan uzak tutmanıza ve bir etikete filtre uygulamanıza yardımcı olur. Ders 4'teki filtreler hakkında bilgi edinmeye başlamadan önce, klasörlerin Gmail'e eşdeğerini nasıl oluşturacağınızı ve etiketleyeceğinizi öğrenmeniz gerekecek ve bugün hakkında konuşacağız..

İlk önce, Gmail’in otomatik sekme arayüzü, Öncelikli Gelen Kutusu ve içerdikleri tüm ayarlar hakkında konuşacağız..

Yapılandırılabilir Sekmeleri Kullanarak Gelen Kutunuzu Otomatik Olarak Sınıflandırın

Gmail şimdi gelen kutunuz için sekmeli, otomatik kategoriler sunuyor. Bu özellik, gelen kutunuzu “Birincil” “Sosyal”, “Promosyonlar”, “Güncellemeler” ve “Forumlar” a bölüyor. Birçok çevrimiçi hizmete katılıyorsanız, bu özellik kullanışlı olabilir..

Temel olarak, belirli site türleri için veya belirli bir içerik için alınan iletiler, gelen kutunuzun farklı bölümlerinde toplanabilir. Bu daha az karmaşık bir gelen kutusuna yol açabilir.

Gelen Kutunuzda Hangi Sekmelerin Göründüğünü Seçin

Bu sekmeler, gelen kutunuzda hangi sekmeleri kullanmak istediğinizi seçmenize izin verecek şekilde yapılandırılabilir. Hangi sekmelerin görünür olduğunu değiştirmek için sekmelerin sağındaki artı simgesini tıklayın..

“Etkinleştirmek için sekme seç” iletişim kutusu görüntülenir. Gelen kutunuzda kullanmak istediğiniz sekmeler için onay kutularını seçin..

NOT: Bir sekmeyi gizlerseniz, o kategorideki mesajlar bunun yerine “Birincil” sekmenizde görüntülenir. Ayrıca, sekmelerdeki metin değiştirilemez ve özel sekmeler ekleyemezsiniz. Mesajlarınızı daha da kategorilere ayırmak için bunun yerine özel etiketleri kullanın (bir sonraki bölümde ele alınmıştır)..

Ayrıca “Kategoriler” bölümündeki “Ayarlar” ekranındaki “Gelen Kutusu” sekmesinde gelen kutunuzda görüntülenecek sekmeleri de seçebilirsiniz..

Gelen Kutusu Stillerini ve Ayarlarını Kullanarak Mesajlarınızı Düzenleyin

Gelen kutusu stilleri, Gmail gelen kutunuzu size en uygun şekilde düzenlemenizi sağlar. Gelen kutunuzu, bu derste daha önce belirtildiği gibi yapılandırılabilir sekmeleri kullanarak veya “Okunmadı”, “Yıldızlı” ve “Önemli” gibi bölümler halinde düzenleyebilirsiniz.

Gelen kutusu türünüzü değiştirin

Farklı bir gelen kutusu stiline geçmek için, “Ayarlar” ekranını açın ve “Gelen Kutusu” sekmesine tıklayın..

“Gelen kutusu türü” bölümünde, aşağı açılır listeden kullanmak istediğiniz gelen kutusu türünü seçin..

Her gelen kutusu türünün kendi ayarları vardır. “Gelen Kutusu türü” nü seçtiğinizde, o tür için ayarlar “Gelen Kutusu türü” seçiminin altında görüntülenir. Ayarlarda değişiklik yapın ve “Değişiklikleri Kaydet” i tıklayın.

Her bölüm başlığının en sağında bulunan aşağı oku tıklatarak, gelen kutunuzun stil ayarlarından bazılarını doğrudan gelen kutunuzda değiştirebilirsiniz..

Gmail Yardım, gelen kutusu türlerinin açıklamalarını sağlar. Size en uygun olanı görmek için farklı gelen kutusu stillerini denemekten çekinmeyin. Fikrinizi değiştirirseniz her zaman varsayılana geri dönebilirsiniz.

Ayrıca, farenizi “Gelen Kutusu” etiketinin üzerine getirip görüntüleyen aşağı oka tıklayarak da gelen kutunuzun stilini hızlıca değiştirebilirsiniz. “Gelen Kutusu Türü” açılır menüsünden istediğiniz gelen kutusu stilini seçin. Farenizi her stilin üzerine getirmenin her tür için kısa bir açıklama sağladığına dikkat edin.

Etiketleri Kullanarak Mesajlarınızı Düzenleyin ve Sınıflandırın

Size bu dizinin 1. Dersindeki etiketleri kısaca tanıttık. Etiketler, e-posta iletilerinizi kategoriler halinde düzenlemenizi sağlar. Klasörlere benzerler, ancak klasörlerin aksine, tek bir mesaja birden fazla etiket uygulayabilirsiniz..

NOT: Gmail, alt etiketler dahil en fazla 5.000 etiketi destekler. Bu sınırı aşarsanız, Gmail deneyiminizin daha yavaş olduğunu ve hatalarla karşılaşabileceğinizi görebilirsiniz. Artık kullanmadığınız etiketleri kaldırın. Etiketleri silmek mesajları silmez.

Yeni Bir Etiket Oluştur

Gelen kutunuzu düzenli tutmak ve hatta mesajları gelen kutunuzdan etiketlerinize taşımak için kendi özel etiketlerinizi oluşturabilirsiniz (klasörler gibi davranarak). Bir klasördeki alt klasör gibi, başka bir etiketin altına yerleştirilmiş bir etiketin nasıl oluşturulacağını göstereceğiz..

Ana klasör olacak yeni bir özel etiket oluşturmak için, ana Gmail ekranının sol tarafındaki etiket listesinde “Diğer” seçeneğini tıklayın..

Liste genişlediğinde, "Yeni etiket oluştur" bağlantısını tıklayın.

“Yeni Etiket” iletişim kutusundaki “Lütfen yeni bir etiket adı girin” düzenleme kutusuna etiket için bir ad girin. Yeni etiketi oluşturmayı tamamlamak için “Oluştur” u tıklayın.

NOT: Bu, alt etiketi içerecek olan ana etiket olduğundan, bu etiketi iç içe geçirmeyeceğiz..

Yeni oluşturduğunuz üst etiketin altında bir alt etiket oluşturmak için tekrar “Yeni etiket oluştur” u tıklayın..

“Yeni Etiket” iletişim kutusunda, “Lütfen yeni bir etiket adı girin” düzenleme kutusuna oluşturmak istediğiniz alt etiketin adını girin. “Altında etiket etiketi” onay kutusunu seçin, açılır listeden yeni oluşturduğunuz üst etiketi seçin ve “Oluştur” düğmesini tıklayın.

Ayrıca, ana etiketi girip ardından eğik çizgiyi (/) ve ardından iç içe etiket adını girerek - tümü “… yeni etiket adı” düzenleme kutusuna girerek de oluşturabilirsiniz. Örneğin, düzenleme kutusuna “Kişisel / Arkadaşlar” yazıp “Yuva etiketi altında” onay kutusunu seçmeyebiliriz..

NOT: Ana etiket, altında iç içe bir etiket oluşturmak için zaten mevcut olmalıdır. Her iki etiketi aynı anda oluşturamazsınız. Örneğimizde, iç içe “Arkadaşlar” etiketini oluşturmadan önce “Kişisel” etiketi oluşturmalıyız..

İç içe geçmiş etiket aşağıdaki örneğe benziyor.

Yeni üst etiket, yuvalanmış etiketi ile birlikte “Etiketler” eylem düğmesindeki etiket listesine ve “Taşı” eylem düğmesindeki etiket listesine de eklenir.

Mesajlara Etiket Uygula

Mesajlara etiket uygulamanın iki yolu vardır. Mesajları gelen kutunuzda bırakırken mesajlara etiket uygulayabilirsiniz. Mesajları, klasörlere taşıdığınız gibi etiketlerin üzerine de taşıyabilirsiniz. Size iki yöntemi de göstereceğiz.

Mesajları Gelen Kutunuza Bırakırken Mesajlara Etiket Uygulayın.

Bu yöntem, tek bir mesaja kolayca birden fazla etiket uygulamanıza izin verir..

Mesajı gelen kutunuzda tutarken bir mesaja etiket uygulamak için, mesajı seçmek için mesajın solundaki onay kutusunu seçin (veya mesajı açın). Ardından “Etiketler” eylem düğmesini tıklayın ve açılır menüden bir veya daha fazla etiket seçin.

Bir mesaja birden fazla etiket uygulayabileceğinizi unutmayın. Etiketlerinizi seçtikten sonra “Etiketler” menüsü kaybolmaz, böylece aynı anda birden fazla etiket seçebilirsiniz.

Seçilen etiketleri mesajlara uygulamak için menünün altındaki “Uygula” ya tıklayın..

Etiketler daha sonra mesajın konu satırının solunda görüntülenir..

Uzun bir etiket listeniz varsa, listede etiketi bulmak için “Etiketler” eylem düğmesini tıkladıktan sonra bir etiketin adını yazmaya başlayabilirsiniz..

Mesaja Etiket Uygula ve Gelen Kutunun Dışına Taşı

Bir mesaja etiket uygulamak ve mesajı aynı anda gelen kutunuzdan çıkarmak için, mesajı soldaki listede istediğiniz etikete sürükleyin. Fareyi listede hareket ettirdikçe, o anda gizlenebilecek etiketleri görüntülemek üzere genişler.

"Spam bildir" eylem düğmesini kullanmanın yanı sıra, iletiyi spam olarak tanımlamak için bu yöntemi kullanabileceğinizi unutmayın. Basitçe rahatsız edici mesajları “Spam” etiketine sürükleyin.

Bir mesajı “Çöp Kutusu” etiketine taşımak, mesajı siler. Bu, bir mesaj seçmek veya açmak ve “Sil” işlem düğmesine basmakla aynı şeydir..

Bir Etiket Açın

Bir etiketi açmak, bir klasörü açmak gibidir. Bu etiketle ilişkili tüm mesajlar listelenir. Bir etiketi açmak için ana Gmail ekranının sol tarafındaki etiket listesindeki istediğiniz etiketi tıklayın. İstediğiniz etiket görünmüyorsa, tam listeye erişmek için “Diğer” düğmesini tıklayın..

Bu etiketle ilişkili tüm mesajlar görüntülenir. “Aranıyor” kutusundaki arama terimine dikkat edin. Gmail, seçilen mesajları görüntülemek için otomatik olarak “Ara” kutusuna uygun filtreyle doldurur. Filtreleri daha sonra bu derste tartışacağız.

İletiyi o etikete (ve gelen kutusundan çıkarmadan) taşımadan iletiye bir etiket uygularsanız ve ardından etiketi açarsanız, iletinin hala gelen kutusunda bulunduğunu belirten "Gelen Kutusu" etiketinin mesajda görüntülendiğini unutmayın..

Gelen kutunuza geri dönmek için soldaki listedeki “Gelen Kutusu” etiketini tıklayın..

Mesajı tekrar gelen kutusuna taşımak isterseniz, mesaja erişmek için etiket klasörünü açıp mesajı gelen kutusuna geri sürüklemeniz yeterlidir. İletinin hala kendisine uygulanmış bir etiketi olduğunu unutmayın..

Mesajdan Etiket Kaldırma

Bir mesajla ilişkilendirilmiş belirli bir etiket istemediğinize karar verirseniz, kolayca kaldırabilirsiniz..

Bunu yapmak için, mesajın solundaki onay kutusunu kullanarak mesajı seçin veya mesajı açın. “Etiketler” eylem düğmesini tıklayın, mesajdan kaldırmak istediğiniz açılır menüdeki etiketi kaldırın ve ardından “Uygula” yı tıklayın.

NOT: Bir kerede bir mesajdan birden fazla etiketi kaldırabilirsiniz. “Uygula” ya basmadan önce “Etiketler” açılır menüsünde kaldırmak istediğiniz tüm etiketleri seçmeniz yeterlidir.

Etiketin Rengini Değiştirme

Etiketlerinize renk atayabilirsiniz, böylece onları gelen kutunuzda kolayca görebilirsiniz. Varsayılan olarak, tüm etiketler açık gri renkli ve koyu gri renklidir. Aşağıdaki resimdeki “Kişisel / Arkadaşlar” etiketi varsayılan rengi kullanır. “HTG Okulu” ve “Yönetici” gibi diğer etiketler kendilerine uygulanan başka renklere sahiptir..

Bir etiketin rengini değiştirmek için farenizi istediğiniz etiketin üzerine getirin. Açılır menüye erişmek için etiketin sağındaki aşağı oku tıklayın.

Farenizi “Etiket rengi” seçeneğinin üzerine getirin ve üzerine tıklayarak bir metin ve renk kombinasyonu seçin.

Etiketteki rengi kaldırmak ve varsayılana döndürmek için “Rengi kaldır” seçeneğini de kullanabilirsiniz..

Görüntülenen kombinasyonlardan herhangi birini istemiyorsanız, “Özel renk ekle” yi tıklayarak özel bir kombinasyon seçebilirsiniz. Görüntülenen “Özel renk ekle” iletişim kutusunda bir “Arka Plan Rengi” ve “Metin Rengi” seçin.

Seçilen kombinasyonu “Etiket Rengini Önizle” yazan yerde önizleyin.

Standart ve Özel Gmail Etiketlerine Tek Tıklamayla Erişim Ayarlama

Etiketlere tek tıklamayla kolayca erişebilirsiniz.

Bunu yapmak için, bu derste daha önce tartıştığımız gibi bir etiket açın, ardından sayfanın faviconunu adres çubuğundan Yer İmleri araç çubuğuna sürükleyin. Şimdi, bu etiketle ilişkili tüm iletilerinize erişmek için bu favoriyi tıklayabilirsiniz..

Gmail’de Etiketleri Gizle ve Göster

Gmail’de uzun bir etiket listeniz varsa, diğerlerini gizlerken daha sık kullandığınız bazı etiketlerin görünür olmasını isteyebilirsiniz..

Bir Etiketi Gizle

Gmail’de bir etiketi gizlemek için, “Oluştur” düğmesinin altındaki etiket listesinde gizlemek istediğiniz etiketi tıklatın ve görünür etiketler listesinin altındaki “Diğer” bağlantısına sürükleyin.

NOT: Etiketi taşıdığınızda “Diğer” bağlantısı “Daha az” bağlantısı olur..

Etiket, etiket listesini genişletmek için “Diğer” düğmesini tıkladığınızda görüntülenen “Kategoriler” altında listelenerek taşınır. “Diğer” bağlantısı yerine “Daha Az” bağlantısı varsa, farenizi etiket listesinin üzerine getirerek “Kategoriler” görüntülenebilir..

Gizli Bir Etiketi Görünür Yap

Gizli bir etiketi görünür yapmak için “Kategoriler” bölümünü görüntülemek için “Gerekir” (gerekirse) seçeneğini tıklayın. İstediğiniz etiketi “Kategoriler” bölümünden “Gelen Kutusu” etiketine sürükleyin ve sürükleyin.

Etiket, alfabetik sırayla ana etiket listesine geri taşınır.

Yıldızlı, Gönderilmiş Postalar, Taslaklar, Spam veya Çöp Kutusu gibi Önceden Ayarlanmış Sistem Gmail Etiketlerini Gizle

Önceden ayarlanmış Gmail etiketleri de gizlenebilir. Bu etiketlerden herhangi birini gizlemek için etiket listesinin altındaki “Diğer” düğmesini tıklayın..

"Kategoriler" altında "Etiketleri yönet" i tıklayın.

“Etiketler” Ayarları ekranı görüntülenir.

“Sistem etiketleri” bölümünde, gizlemek istediğiniz sistem etiketini bulun ve “Etiket listesinde göster” sütununda gizle bağlantısını tıklayın..

NOT: Etiket tamamen gizli değildir, “Diğer” bağlantısı altına taşınır..

Ayarlar Ekranında Etiket Ayarlarına Eriş

“Etiketler” ayarları ekranına “Ayarlar” düğmesini kullanarak da erişilebilir. Bu seri boyunca Ayarlar ekranının çeşitli bölümlerine atıfta bulunacağız. “Ayarlara” erişim prosedürü her zaman aynı olacaktır.

“Ayarlar” ekranındaki filtre araçlarına erişmek için, ana Gmail penceresinin sağ üst köşesindeki “Ayarlar” (dişli) düğmesini tıklayın..

Ardından açılır menüden “Ayarlar” ı seçin.

“Ayarlar” ekranında, “Etiketler”, “Filtreler”, “Gelen Kutusu”, “Temalar” ve Gmail’in diğer bölümleri ve özellikleri için ayarlara erişebilirsin..

Gmail'de Otomatik Olarak Okunmamış Posta Bulmayan Etiketleri Gizle

Etiketleri gizleme ve filtreleri kullanarak mesajları otomatik olarak bu etiketlere yönlendirme becerisiyle (sonraki bölüme bakın), gizli etiketlerde okunmamış iletilerin olup olmadığını nasıl hızlı bir şekilde anlatacağınızı merak ediyor olabilirsiniz. İçinde okunmamış herhangi bir mesaj olduğunda gizli etiketleri göstermeyi kolayca seçebilirsiniz. Bu şekilde, önemli mesajları kaçırmazsınız..

Gmail’i, okunmamış mesajlar içermedikçe etiketleri gizlemesini sağlamak için, daha önce belirtilen yöntemlerden birini kullanarak “Etiketler” ayarları ekranına erişin.

Okunmamış posta içermiyorsa gizlemek istediğiniz her sistem ve özel etiket için, "Okunmadıysa göster" bağlantısını tıklayın.

“Sistem” etiketleri listesinde yalnızca okunmamış mesajları içermiyorsa “Taslak” ve “Spam” etiketlerini gizleyebileceğinizi unutmayın. Bu özellik “Kategoriler” ve “Çevreler” için geçerli değildir.

“Etiketler” bölümünün üstündeki “Etiket listesinde göster” in yanındaki aşağı oku tıklatarak ve açılır menüden “Tümünü okunmadıysa göster” seçeneğini seçerek bu ayarı tüm özel etiketlerinize hızlıca uygulayabilirsiniz..

Sırada…

Bu da bizi Ders 3'ün sonuna getiriyor. Gelen kutunuzu farklı sekmeler, stiller ve ayarlar kullanarak nasıl organize tutacağınıza dair oldukça sağlam bir anlayışa sahip olmalısınız. Hepsinden iyisi, etiketleri kullanarak e-postanıza hakim olma yolundasınız.!

Bir sonraki derste, etiket tartışmalarımızı filtreleri içerecek şekilde genişleteceğiz - örneğin, etiketleri otomatik olarak uygulamak için filtrelerin nasıl kullanılacağı, mevcut filtrelerinizin nasıl alınacağı ve başka bir Gmail hesabına nasıl aktarılacağı.

Sonra işleri kapatmak için, önemli e-postaları izlemenize yardımcı olan yıldız sistemini tanıtıyoruz..