Belgeleri ve Şablonları Kısıtlama ve Koruma
Bir dokümanı sınırlandırmak ve korumak, ilerlemesi konusunda nihai otorite olmanızı sağlar.
OKUL GEÇİŞİ- Ortak Düzen ve Biçimlendirmeyi Sağlamak İçin Şablonları Kullanma
- Bir Belgede Yapılan Değişiklikleri İzleme
- Belgedeki Değişiklikleri Belirtmek İçin Yorumları Kullanma
- Belgeleri ve Şablonları Kısıtlama ve Koruma
- Belgeleri Sürümlendirme, Karşılaştırma ve Birleştirme
Diğer gözden geçirenlerin değişiklik önermek ve bir belgede yorum yapmak istemesine rağmen, düzenleme yapmalarını ve biçimlendirmeyi değiştirmelerini kısıtlamak istediğiniz zamanlar olabilir..
Ayrıca, tüm değişiklik izlemeyi zorlamak veya gözden geçiricileri yalnızca yorum yapmaya sınırlamak isteyebilirsiniz. Bunu yapmanın amacı, belgenizin vizyonunuza veya tarzınıza uymayacak şekilde değiştirilememesini sağlamaktır..
Bu derste, diğer gözden geçirenlerin belgenizde gerçekleştirebileceği biçimlendirmeyi ve düzenleme türlerini nasıl kısıtlayacağınızı göstereceğiz. Belgeniz son duruma yakın olduğunda, istemeden değişiklik yapmaktan kaçınmak için belgeyi final olarak işaretleyebilirsiniz..
Ayrıca, yalnızca gözden geçiren ekibinizi dahil etmek için belgenize erişimi sınırlamak isteyebilirsiniz. Belgenizi nasıl koruyacağınızı şifrenizi göstereceğiz. Ardından, sadece ekibinize şifreyi söyleyebilirsiniz ve başka hiç kimse belgeyi açamaz..
Bir belgedeki biçimlendirmeyi kısıtlamanızı tanıtarak işleri başlatırız.
Belgede Biçimlendirmeyi Sınırla
Bir belgeyi incelemesi için başkalarına dağıttığınızda, belgenin biçimini değiştirmelerini istemeyebilirsiniz. Word, temaların ve stillerin tümünü veya bir kısmını kısıtlamanıza ve aynı zamanda hakemlerin bazı temaları ve stilleri değiştirmesine izin vermenizi sağlar. Bunu yapmak için, “İnceleme” sekmesinin “Koru” bölümündeki “Düzenlemeyi Sınırla” yı tıklayın..
“Düzenlemeyi Sınırla” bölmesi ana metnin sağında görüntülenir. “Biçimlendirme kısıtlamaları” bölümünde, “Stil seçimine biçimlendirmeyi sınırla” seçeneğini seçin ve “Ayarlar…” bağlantısını tıklayın..
“Biçimlendirme Kısıtlamaları” iletişim kutusunda, “Denetlenen stillere şu anda izin verilir” kutusundaki tüm stiller varsayılan olarak seçilidir. Belgede kullanılacak yalnızca belirli stilleri seçmek için, tüm stilleri seçimden çıkarmak ve sonra izin vermek istediğiniz stilleri seçmek için “Yok” düğmesini kullanabilirsiniz. “Önerilen Minimum” düğmesini tıklatarak izin vermek için Word'ün önerilen minimum stillerini de kullanabilirsiniz. İsterseniz, iletişim kutusunun altındaki “Biçimlendirme” bölümünde ek kısıtlamalar seçin ve isterseniz Tamam'ı tıklayın..
Aşağıdaki iletişim kutusu, izin verilmeyen stilleri kaldırmak isteyip istemediğinizi soran bir mesaj görüntüler. Yapmamanızı öneririz. Bu stilleri ileride belgede kullanmak istediğiniz ortaya çıkabilir. Diğer hakemler onları değiştiremez veya uygulayamazlar.
Belgenizde izin verilmeyen stilleri korumak için “Hayır” ı tıklayın..
Bu kısıtlamaların uygulanabilmesi için korumayı uygulamaya başlamanız gerekir. Düzenlemeyi nasıl kısıtlayacağınızı gösterdikten sonra bunu tartışacağız..
Belgede Düzenlemeyi Sınırla
Bir belgenin gözden geçirenleri için biçimlendirmeyi kısıtlamanın yanı sıra, bir belgede gerçekleştirebileceğiniz düzenleme denetleyicilerinin türünü de kısıtlayabilirsiniz. “Düzenlemeyi Sınırla” bölmesinde, “Belgede yalnızca bu düzenlemeye izin ver” onay kutusunu seçin ve belgenizde izin vermek istediğiniz düzenlemenin türünü belirtmek için açılır listeden bir seçenek belirleyin. Diğer hakemlerin yalnızca değişiklikleri izlemelerine, yorumları girmelerine veya formları doldurmalarına izin verebilirsiniz. Belgeyi, diğer kişilerin yalnızca okuyabileceği ve değişiklik yapamayacağı şekilde kısıtlayabilirsiniz..
Ders 2'de tartışıldığı gibi, yalnızca izlenen değişikliklerle düzenlemeyi kısıtlamak ve “Değişiklikleri İzle” yi kilitli tutmak arasındaki farkın ne olduğunu sorabilirsiniz. Aslında hiçbir fark yoktur; işlevsellik aynıdır. Sizin için daha kolay olan yöntemi kullanabilirsiniz..
Sınırlı biçimlendirme ve düzenlemede veya dokümanı serbestçe düzenlemesine izin verilen kişiler için istisnalar belirleyebilirsiniz. “Düzenlemeyi Sınırla” bölmesinin “İstisnalar (isteğe bağlı)” bölümündeki “Diğer kullanıcılar…” bağlantısını tıklayın..
“Kullanıcı Ekle” iletişim kutusunda, kullanıcıları geçerli bilgisayardan, geçerli bilgisayarın parçası olduğu bir etki alanından veya birisinin e-posta adresini girerek ekleyebilirsiniz. Tüm kullanıcıları ve e-posta adreslerini noktalı virgülle ayırın ve tamamladığınızda “Tamam” ı tıklayın..
“Kullanıcı Ekle” iletişim kutusuna eklediğiniz kişiler, “Düzenlemeyi Sınırla” bölmesinin “Özel Durumlar (isteğe bağlı)” bölümündeki “Bireyler” kutusunda görüntülenir. Bir kişinin düzenleyebilmesini istediğiniz belgenin tamamını veya bir bölümünü seçin ve ardından “Bireyler” kutusundaki o kişi için onay kutusunu seçin..
Artık belgeyi biçimlendirmeyi ve düzenlemeyi istediğiniz gibi kısıtladığınıza göre, Word'ün korumanın yürürlüğe girmesini zorlamaya başlamasını söylemelisiniz. “Düzenlemeyi Sınırla” bölmesinin “Uygulamayı başlat” bölümünde, “Evet, Korumayı Zorla Başlat” a tıklayın.
“Koruma Korumasını Başlat” iletişim kutusunda, “Şifre” seçeneğinin seçili olduğundan emin olun, iki kez bir şifre girin ve “Tamam” ı tıklayın.
Parola gerekmediğini ve belgeyi tam olarak korumadığını unutmayın (belge şifreli değildir). İnsanların biçimlendirme ve düzenleme kısıtlamalarını kapatmasını önlemeye yardımcı olur.
“Kullanıcı doğrulama” yı seçerseniz, muhtemelen aşağıdaki hatayı göreceksiniz:
“Makineniz Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) için ayarlanmadı. IRM'yi ayarlamak için Office'te oturum açın, mevcut bir IRM korumalı mesaj veya belgeyi açın ya da yardım masanıza başvurun. ”
Bir şifre kullanmanızı öneririz. Çok daha basit.
Kısıtlamalar uygulandıktan sonra, “Düzenlemeyi Sınırla” bölmesi, gözden geçirenin yalnızca izin verilen düzenleme ve biçimlendirme görevlerini yerine getirmesine izin veren uygun metni görüntüler..
