Belgeleri Sürümlendirme, Karşılaştırma ve Birleştirme
Bu Geek Okulu serisindeki son ders için, Word'deki sürümleri takip etmek ve belgeleri karşılaştırmak ve birleştirmek hakkında konuşacağız..
OKUL GEÇİŞİ- Ortak Düzen ve Biçimlendirmeyi Sağlamak İçin Şablonları Kullanma
- Bir Belgede Yapılan Değişiklikleri İzleme
- Belgedeki Değişiklikleri Belirtmek İçin Yorumları Kullanma
- Belgeleri ve Şablonları Kısıtlama ve Koruma
- Belgeleri Sürümlendirme, Karşılaştırma ve Birleştirme
Word'deki Sürümler özelliği, Word'ün son sürümlerinde kaldırılmıştır. Word 2013'te, bir belgenin önceki sürümlerine Word'de erişebilmenin tek yolu, belgenin otomatik olarak kaydedilen (otomatik olarak kaydedilmiş) sürümlerini açmaktır. Son kaydedilmemiş belgeleri de açabilirsiniz. Ancak, Word’de resmi bir sürüm özelliği yoktur. Size bu yeteneği sağlayacak ücretsiz Word'e kolayca ekleyebileceğiniz bir alternatif göstereceğiz.
Birden fazla kişi aynı dosyanın farklı kopyalarında çalıştıysa, dosyanın bir kopyasındaki Değişiklikleri İzle özelliğini kullanmak yerine, farklılıkları görmek için dosyanın iki sürümünü karşılaştırabilirsiniz. Word, farklı dosya adlarına sahip oldukları sürece iki dosyayı karşılaştırmanıza olanak sağlayan bir karşılaştırma aracı içerir. Size bu özelliği nasıl kullanacağınızı ve karşılaştırmanın sonuçlarını nasıl okuyacağınızı göstereceğiz..
Belgeleri karşılaştırmanın yanı sıra, belgeleri karşılaştırdıktan sonra birleştirebilirsiniz. Birden fazla yazarın bir belgenin ayrı bölümlerinde çalışmış olması durumunda, aynı belgenin iki versiyonunun nasıl birleştirileceğini ve ayrıca iki farklı belgenin nasıl kolayca birleştirileceğini göstereceğiz..
Tüm değişiklikler yapıldıktan sonra gerekli karşılaştırmalar yapıldı ve yapılan dokümanların birleştirilmesiyle dokümanınızı Microsoft OneDrive kullanarak kolayca paylaşabilirsiniz. OneDrive'ı, diğer gözden geçirenler için belgeye erişim sağlamak için işbirliği sürecinde herhangi bir noktada kullanabilirsiniz..
Bir Belgenin Sürümlerini İzleyin
Word, bir belgenin farklı sürümlerini belgenin içinde kaydetmenize izin veren resmi bir sürüm oluşturma özelliğine sahipti. Bu özellik ortadan kalktı ve bir belgenin önceki sürümlerini alabilmenin tek yolu Otomatik Kaydetme özelliği veya varsa kaydedilmemiş belgelere erişmektir..
Word varsayılan olarak belgenizi belirli aralıklarla otomatik olarak kaydeder. Bu Otomatik Kaydetme özelliğidir. Belgenizin daha önce otomatik olarak kaydedilen bir kopyasına geri dönmek için, “Dosya” sekmesini tıklayın ve “Sürümler” altındaki listeden bir “(otomatik kaydetme)” öğesi seçin.
Ayrıca Word'deki Otomatik Kaydetme özelliğinin aralığını artırabilir veya azaltabilirsiniz..
Belgenizi kazayla kaydetmeden kapattıysanız veya güç kaybettiyseniz ve bilgisayar beklenmedik şekilde kapandıysa, kaydedilmemiş belgeleri kurtarabilirsiniz. Bunu yapmak için, “Dosya” sekmesine tıklayın ve “Bilgi” ekranındaki “Sürümleri Yönet” düğmesine tıklayın. Açılır menüden “Kaydedilmemiş Belgeleri Kurtar” ı seçin.
Kaydedilmemiş herhangi bir dosya mevcut olsaydı, görüntülenen “Aç” iletişim kutusunda listelenirdi..
Word Belgesi Sürümlerini Kaydetme Alternatifleri
Word'e bir sürüm sistemi eklemek için alternatifler vardır. Bunlardan biri, Save Versions adlı Word için bir eklentidir ve diğeri ise Performce adlı harici bir sürüm kontrol programı ile çalışan bir eklentidir..
Sürümleri Kaydet eklentisi, bir Word belgesinin numaralı sürümlerini dosya içinden kolayca kaydetmenize olanak verir.
Performans, 20 kullanıcıya kadar ücretsiz kullanılabilen bir sürüm kontrol programıdır. Microsoft Office için Microsoft Word, Excel, PowerPoint ve Project dosyalarının programların içinden Performance içinde kolayca saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan bir eklenti sağlarlar..
Aynı Belgenin İki Sürümünü Karşılaştırın
Bir gözden geçiren kişi “Değişiklikleri İzle” özelliğini kullanmayı unuttuysa ve belgede kilitlememişseniz, hala belgenin iki sürümünü karşılaştırabilir ve karşılaştırmaya dayalı değişiklikleri kabul edip reddedebilirsiniz. Tek ihtiyacınız olan, orijinal belgeniz ve gözden geçirilmiş belgedir. Her dosyanın farklı bir adı olmalı.
“Karşılaştırma” ve “Birleştirme” özellikleri benzer, ancak her birinin kendi amacı vardır. Karşılaştırma yapmak istediğiniz yalnızca iki belgeniz varsa ve hiçbirinde izlenen değişiklikler yoksa, "Karşılaştırma" özelliğini kullanın. İzlenen değişiklikleri içeren iki veya daha fazla belgeniz varsa ve kimin neyi ne zaman değiştirdiğini takip etmeniz gerekiyorsa, bu dersin ilerleyen kısımlarında açıklanan “Birleştir” özelliğini kullanın..
Dokümanın orijinal ve revize edilmiş versiyonlarını karşılaştırmak için, “Gözden Geçirme” sekmesinin “Karşılaştırma” bölümündeki “Karşılaştır” düğmesine tıklayın ve açılır menüden “Karşılaştır” seçeneğini seçin..
NOT: İzlenen değişikliklerden herhangi biri korunuyorsa veya herhangi bir belge koruması uygulanmışsa, iki belgeyi karşılaştıramazsınız. Belgeleri karşılaştırmaya devam etmek için belge korumasını kaldırın. İzlenen değişiklikler özelliğinin kilidini açma hakkında bilgi için Ders 2'ye, bir belgedeki biçimlendirme ve düzenleme kısıtlamalarını kaldırma ve bir belgeye açmak için belgeye atanmış bir şifre hakkında bilgi için Ders 4'e bakın..
“Belgeleri Karşılaştır” iletişim kutusunda, açılır listeden “Orijinal belge” yi seçin..
Açılır listeden “Revize edilmiş doküman” ı seçin. “Gözden geçirilmiş belge” altında, değişikliklere uygulanacak bir etiket belirtin; böylece bunları “Etiket değişiklikleri ile” düzenleme kutusunda kimlerin yaptığını bileceksiniz. Bir kullanıcının adı veya ne istersen olabilir..
Daha fazla seçeneğe erişmek için "Daha fazla" ya tıklayın.
“Karşılaştırma ayarları” bölümünde, iki belgede karşılaştırmak istediğiniz öğeleri seçin. Varsayılan olarak, tüm öğeler seçili.
NOT: “Eklemeler ve Silmeler” maddesi daima gri renktedir ve daima kontrol edilir. “Karşılaştır” veya “Birleştir” özelliğini kullandığınızda, ekler ve silme işlemleri her zaman karşılaştırılır.
“Değişiklikleri göster” bölümünde, karakterleri karakter (“Karakter Seviyesi”) veya kelimesi kelimeyle (“Kelime seviyesi”) karşılaştırmayı seçin. “Karakter seviyesi” yapılan değişiklikleri görmenizi sağlar. Örneğin, orijinal belgede "to" kelimesi varsa ve gözden geçirilmiş belgede "o" kelimesi eklenmiş "de" kelimesi varsa, "Word seviyesi" ayarı size "ila" ifadesinin "ile" değiştirildiğini gösterir de. ”Ancak,“ Karakter seviyesi ”ayarı bir“ o ”eklenmiş olduğunu gösteriyor..
Varsayılan olarak, "Karşılaştırma" özelliği, değişiklikleri "Sayfayı göster" bölümünde gösterildiği gibi yeni bir belgeye yerleştirir. Ancak, değişiklikleri “Orijinal Belge” ye veya “Gözden Geçirilmiş Belge” ye koymayı seçebilirsiniz.
Seçimlerinizi yaptıktan sonra “Tamam” ı tıklayın..
İki belge arasında karşılaştırma yapılır ve değişiklikler belirtilen belgede gösterilir. Örneğimizde, değişiklikleri yeni bir belgede göstermenin varsayılanını kabul ettik. Hem “Orijinal Belge” hem de “Gözden Geçirilmiş Belge” referans olarak kullanılmak üzere “Karşılaştırma Belgesi” nin sağındaki bölmede görüntülenir. Düzenlenemezler.
Orijinal ve revize edilmiş belgeleri içeren paneli göremiyorsanız, “Gözden Geçirme” sekmesinin “Karşılaştır” bölümünde “Karşılaştır” seçeneğine tıklayın. Ardından, "Kaynak Belgeyi Göster" i ve ardından "Her ikisini de Göster" i seçin. Her ikisini de görüntülemek istemiyorsanız, "Orijinali Göster" veya "Gözden Geçirmeyi Göster" i de seçebilirsiniz..
Ders 2'de kısaca tartışılan ve Ders 3'te daha ayrıntılı olarak tartışılan “Gözden Geçirme bölmesi” aynı zamanda “Kıyaslanmış belgenin solunda görüntülenir.
“Karşılaştırma belgesinde”, Ders 2'de belirtildiği gibi izlenen değişikliklerden geçerek her bir değişikliği kabul veya reddedebilirsiniz..
Ardından, karşılaştırılan belgeyi farklı bir adla kaydedin; hem orijinal hem de revize edilmiş belgelerdeki değişiklikleri içeren bir belgeye sahip olacaksınız..
