Microsoft Outlook'ta Özel Arama Klasörleri ile Zaman Kazanın
Outlook'ta arama yapmak oldukça kolaydır, ancak düzenli aralıklarla yaptığınız zaman neden aynı aramaları tekrar tekrar yazmaktan rahatsız olursunuz? Özel Arama Klasörleri, bu özel aramaları kaydetmenize izin verir; böylece sadece bir veya iki tıklamayla onlara geri dönebilirsiniz..
Özel Arama Klasörleri'ni kaydedilmiş bir arama gibi düşünmek cazip gelse de, aslında bundan daha havalılar. Otomatik olarak güncellendikleri için, aslında Gmail'deki Etiketler özelliğine benzer sanal klasörler gibi çalışırlar; Yalnızca okunmamış, belirli bir kişiden gelen ve bir veya daha fazla eki olan mesajları gösteren bir klasör mü istiyorsunuz? Sorun değil.
Onları nasıl ayarlayacağınıza bir göz atalım.
Outlook'ta Önceden Tanımlanmış Arama Klasörü Oluşturma
Outlook zaten kullanabileceğiniz önceden tanımlanmış bir dizi arama klasörüne sahiptir. Bunların hiçbirini daha fazla özelleştiremezsiniz, ancak yalnızca ihtiyaçlarınızı karşılaması durumunda ilk önce göz atmaya değer.
Başlamak için, arama klasörlerinizi pencerenin sol tarafındaki Outlook veri dosyanızdaki klasörler listesinin altında bulabilirsiniz. Her veri dosyasının kendi arama klasörü vardır, böylece birden fazla hesabı kontrol etmek için Outlook kullanıyorsanız, her biri için farklı arama klasörleri ayarlayabilirsiniz..
İlk arama klasörünüzü yaratıncaya kadar, bu “Arama Klasörleri” klasörünü bile seçemezsiniz. Bir arama klasörü oluşturmak için Şerit üzerindeki “Klasör” sekmesine geçin ve ardından “Yeni Arama Klasörü” düğmesini tıklayın.
Bu, Yeni Arama Klasörü penceresini açar. Posta Okuma, Kişilerden ve Listelerden Gelen Postalar ve Posta Düzenleme gibi kategoriler halinde düzenlenmiş önceden tanımlanmış bir sürü arama klasörü göreceksiniz. Klasörlerin çoğu kendi kendini açıklar niteliktedir, bu yüzden onları ayrıntılı olarak ele almıyoruz - sadece göz atmanızı sağlar.
Burada, okunmamış postaları gösteren yeni bir arama klasörü oluşturuyoruz. Hangi klasörde kayıtlı olursa olsun, okunmamış tüm postalarınızı gösterdiği için çevrede bulunması çok kullanışlı bir arama klasörüdür. Oluşturmak istediğiniz arama klasörünü tıklamanız ve ardından "Tamam" düğmesine basmanız yeterli..
Oldukça basit değil mi? Şimdi, daha güçlü olan kendi özel arama klasörlerinizi oluşturmaya göz atalım..
Outlook'ta Özel Arama Klasörü Oluşturma
Özel arama klasörleri, önceden tanımlanmış arama klasörlerinin içermediği ek ölçütler sağlar; bir Outlook iletisinin içerdiği herhangi bir alana göre hemen hemen arama yapabilirsiniz. Daha da önemlisi, mesajları seçmek için birden fazla ölçüt kullanan özel bir arama klasörü oluşturabilirsiniz. Örneğin, belirli kişilerden yalnızca bir görüntülü mesaj alabilir ve konu satırında belirli kelimeleri olan.
Bir arama klasörü oluşturmak için Şerit üzerindeki “Klasör” sekmesine geçin ve ardından “Yeni Arama Klasörü” düğmesini tıklayın.
Yeni Arama Klasörü penceresinde listenin en altına gidin, “Özel Arama Klasörü Oluştur” seçeneğini seçin ve ardından beliren “Seç” düğmesini tıklayın..
Özel Arama Klasörü penceresinde, klasörünüz için bir ad yazın..
Ardından, arama için kriterleri belirleyeceksiniz, bu nedenle “Kriterler” düğmesine basın.
Arama Klasörü Kriterleri penceresi, aramanızı gerçekten özelleştirmenize olanak sağlar ve istediğiniz ölçüt arasından istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz..
“Mesajlar” sekmesi, konudaki veya mesaj gövdesindeki, göndericilerdeki ve alıcılardaki belirli kelimeleri aramanıza izin veren temel kriterleri içerir. Aramayı, “Kime” satırında veya “Kime” veya “Cc” satırında diğer insanlarla tek kişi olduğunuz mesajlarla da sınırlayabilirsiniz..
Ayrıca, mesajların ne zaman alındığına, gönderildiğine, değiştirildiğine ve benzerlerine bağlı olarak bir zaman aralığı belirleyebilirsiniz. Örneğin, yalnızca son yedi günde alınan mesajları gösterebilirsiniz..
“Diğer Seçenekler” sekmesi, aramanızı daraltmak için daha da fazla kriter sağlar. Özel kategorilerdeki, okunmamış veya eki olan mesajlara, mesajın önemine, işaretlenmiş veya işaretlenmemiş ve hatta mesajın gerçek boyutuna göre arama yapabilirsiniz. Bu sonuncusu, büyük ekleri bulmak ve silmek için yardımcı olabilir..
“Gelişmiş” sekmesi, bir Outlook nesnesinin depolayabileceği tüm alanlara göre ölçüt eklemenizi sağlar. Bir sürü var, bu yüzden onları burada örtmeyeceğiz. Ancak, diğer sekmelerde bulamadığınız bir şeyi aramanız gerekirse, bu "Alan" düğmesini tıklatarak ve menülerde gezinerek bulma şansınız olur..
Bu üç sekmede istediğiniz tüm kriterleri ayarlamayı tamamladığınızda, devam edin ve Özel Arama Klasörü penceresine dönmek için “Tamam” düğmesine tıklayın. Bitirmeden önce burada yapılandırmak isteyebileceğiniz bir şey daha var.
Varsayılan olarak, oluşturduğunuz özel arama, Outlook veri dosyanızdaki tüm klasörlerden çekilir. Bunu sadece belirli klasörlerle sınırlamak istiyorsanız, “Gözat” düğmesine tıklayın..
Klasör Seç penceresinde, aramaya eklemek istediğiniz klasörleri seçin ve ardından “Tamam” düğmesini tıklayın.
Sonra ana Özelleştirme penceresine geri dönün, devam edin ve tekrar “Tamam” ı tıklayın..
Outlook özel arama klasörünü oluşturur ve klasör görünümüne ekler.
Kullanmayı sonlandırdığınızda, Özel Arama Klasörü özelliği oldukça güçlüdür. Aşağıdakiler için arama klasörlerini kullanabileceğiniz şeylerden yalnızca birkaçı:
- Patronunuza gelen ve giden mesajlar
- Kategoriye göre çözümlenmemiş takip bayraklarına sahip mesajlar (örneğin, kişisel kategorideki yalnızca çözülmemiş öğeleri arayabilirsiniz)
- Önem derecesi yüksek olan mesajlar
- Bir müşteriden gelen ve gelen iletiler (Tam etki alanlarını arama kutusunda bile kullanabilir ve tüm alanları aramayı seçebilirsiniz)
- Ekleri olan ve belirli bir boyutu aşan iletiler (büyük eklerden kurtulmak ve veri dosyanızın boyutunu azaltmak için harika)
Ve bu sadece yüzeyi çizer. Peki, ne tür arama klasörleri yaratıyorsunuz? Yorumlarda bize bildirin!
